6 tips voor het opstellen van e-mails die kandidaten verleiden

Marco Hendrikse 4 februari 2022 4 min
Categorieën: Recruitment marketing, Werven

Je hebt een vacature te vervullen. Dus vraag je je collega’s om suggesties, ga je via LinkedIn op zoek naar geschikte medewerkers of doe je je sourcingmagic. En ja, laat dat maar aan jou over, natuurlijk vind je pareltjes. Topkandidaten die zo aan de slag kunnen. Alleen, één probleempje: ze reageren niet op jouw berichten of e-mails. Geschikte kandidaten vinden is één, hen verleiden tot een eerste kennismaking is andere koek.

Samantha McLaren verzamelde een aantal tips van ervaren recruiters en combineerde dat met de resultaten van onderzoek naar de effectiviteit van mails.

Zes tips om kandidaten te verleiden tot een reactie

Natuurlijk zul je niet iedereen kunnen verleiden tot een reactie. Maar de succesratio kan wel flink omhoog door een uitstekende eerste indruk te maken.

1.      Een onderwerpregel die nieuwsgierig maakt

Die goede eerste indruk begint natuurlijk met de onderwerpregel van je mail. Die onderwerpregel bepaalt of je e-mail gelezen wordt of niet. Standaard onderwerpregels, zoals ‘Ultieme carrièrekans’, ‘Ik probeer een vacature te vervullen’ of  ‘Ik heb nu toch een gave uitdaging voor je’ werken niet. Die berichten krijgt jouw droomkandidaat al regelmatig.

De onderwerpregel moet kort zijn en echt een gevoelige snaar raken. Deze moet nieuwsgierig maken. Dat kan bijvoorbeeld door het benoemen van een gemeenschappelijke hobby (‘groeten van iemand die ook van paardrijden houdt’) of een gemeenschappelijke vroegere werkgever. Het gaat erom dat er een persoonlijk tintje aan zit. Herkenbaarheid. Bovendien weet de betreffende persoon dan ook dat je je in hem of haar verdiept hebt. Hopelijk overtuigt dit de kandidaat ervan om in ieder geval de mail te openen. Dat is stap 1….

2.      Maak het persoonlijk

Het toevoegen van wat persoonlijke noten verhoogt de responsrate met 20%.

Zodra een kandidaat het gevoel heeft dat je een berichtje hebt gekopieerd en geplakt, haakt deze af. Natuurlijk kun je wel (een soort) template gebruiken voor je bericht, maar zorg ervoor dat dat gepersonaliseerd is. Laat zien dat je je echt verdiept hebt in iemands achtergrond. Noem een blogartikel dat ze hebben geschreven en gedeeld. Refereer aan hun bijdrage aan een artikel, een podcast, een project, een wedstrijd of een voormalig werkgever.

Zorg ervoor dat kandidaten voelen dat jij je huiswerk hebt gedaan. Het moet kandidaten het gevoel geven dat ze speciaal zijn.

3.      Vlij

Met een beetje gezonde vlijerij is niets mis. Erken de unieke kwaliteiten van de kandidaat. Als kandidaten voelen dat ze gewaardeerd worden om hun kwaliteiten, zullen ze eerder geneigd zijn om anderen te helpen. In dit geval, het beantwoorden van jouw mail.

Bij je zoektocht naar geschikte kandidaten is je iets opgevallen aan deze kandidaat. Er is iets opmerkelijks of uitzonderlijks. Noem dat. Of wellicht kwamen je collega’s of anderen met de naam van deze kandidaat op de proppen: “Dat is echt een goeie.” “Als je die zou kunnen krijgen.” Neem dat vooral op in de e-mail.

Het is helemaal mooi meegenomen als je die specifieke kwaliteit of aanbeveling kunt verbinden aan de vacature die je wilt vervullen. ‘Jij hebt die uitzonderlijke kwaliteit, en dat is precies wat wij nodig hebben bij ons bedrijf.’

Dat is vaak zelfs noodzakelijk om kandidaten echt te verleiden tot een reactie. Uit onderzoek van LinkedIn blijkt dat meer dan de helft van de kandidaten verwacht dat het bericht van een recruiter details bevat over waarom juist zij geschikt zouden zijn voor die specifieke rol.

Tip! Lees ook Storytelling voor recruiters: Vertel een verhaal dat verleid

4.      Hou het kort

Onderdruk de neiging om alles te vertellen. Om zoveel mogelijk details te geven. Dat is een natuurlijke neiging. Maar in dit geval contraproductief. Volgens data van LinkedIn is de responsrate op korte mails veel hoger dan op lange mails. En uit diezelfde data blijkt dat kandidaten eerder reageren als juist wat details worden weggelaten. Laat hen proeven en maak hen hongerig naar meer.

5.      Zet er een call to action in

Hoewel de mail kort moet zijn, moet je de call to action nooit vergeten. Wat is nu de volgende stap? Welke actie wil je dat jouw droomkandidaat onderneemt na het lezen van de mail? De bal ligt dan bij de kandidaat. Vraag wanneer de kandidaat tijd heeft voor een oriënterend telefoongesprek. Laat ze zelf enkele datumopties geven, zodat het in hun schema past. Zodat ze in alle rust kunnen telefoneren.

6.      Win vertrouwen door het noemen van een gemeenschappelijk (netwerk)contact

Als je kunt verwijzen naar een gemeenschappelijke werkgever waar jullie gewerkt hebben of een collega waar jullie allebei mee hebben gewerkt, dan neemt de kans dat iemand reageert op jouw mail met liefst 27% toe.

Het loont dus om na te gaan wat jij en de kandidaat gemmenschappelijk hebben. Niet alleen qua werk of hobby, maar vooral ook qua contacten. Wellicht is een huidige collega al connected met de kandidaat. De naam van deze collega noemen is een makkelijke manier om te laten zien dat jij een aantrekkelijke werkgever bent om voor te werken.

En als die collega ook nog een soort aanbeveling kan geven, is dat helemaal mooi meegenomen (vlei!). “Jouw voormalige collega Van Klaveren noemde jou een uitzonderlijk goeie projectmanager.”

Je kunt maar een keer een eerste indruk maken. Zorg dat die telt!