Bespaar tijd in het recruitmentproces met agenda-tool Calendly

Denise Brijan 26 augustus 2020 4 min
Categorie: Recruitmentproces

Het recruitmentproces is een veelomvattend proces, waarin je als recruiter te maken hebt met veel verschillende handelingen en taken. In veel gevallen kan het recruitmentproces efficiënter en effectiever worden ingericht. Uit het Recruitment Kengetallen Onderzoek 2020 van de Intelligence Group blijkt bijvoorbeeld dat 36 procent van de tijd die een recruiter heeft opgaat aan administratieve handelingen. Dat is veel. En zonde. Want veel van deze taken kunnen geautomatiseerd worden. Neem bijvoorbeeld het inplannen van gesprekken. Bij uitstek een taak die veel tijd opslokt. Gelukkig zijn er genoeg tools beschikbaar om je hierbij te ondersteunen. Een heel fijne is de (gratis) tool Calendly. Dit is een van de tools die onze trainers aanraden in recruitmenttrainingen. Maar waarom zijn ze hier zo enthousiast over? In dit artikel leggen we uit wat Calendly is en hoe het precies werkt.  

Over en weer mailen is verleden tijd 

Er gaan vaak veel mailtjes en belletjes over en weer voor een sollicitatiegesprek daadwerkelijk in de agenda staat. Je kan ook nog de pech hebben dat de afspraak verzet moet worden. Dat betekent wéér een stroom aan mails. En dan heb je nog maar één kandidaat uitgenodigd. Het plannen van gesprekken is niet voor niets een grote ergernis onder recruiters. Het kost simpelweg veel tijd en levert een grote administratieve last op. En tegelijkertijd haken sollicitanten af wanneer ze het gevoel krijgen dat de organisatie slecht georganiseerd is. Dat kan dus een stuk efficiënter. En dat is waar Calendly z’n intrede doet.  

Wat is Calendly? 

Calendly is een tool die ontwikkeld is om afspraken, meetings en events mee te plannen. Het is bedoeld om het eeuwige ge-e-mail te voorkomen als mensen een afspraak willen plannen. In plaats van herhaaldelijk te mailen en telefoontikkertje te spelen, stuur je simpelweg een link met alle mogelijke tijdstippen naar degene met wie je de afspraak wil maken. Zij kiezen vervolgens het tijdstip dat hen het beste uitkomt. Het lijkt wat dat betreft enigszins op de welbekende Datumprikker. Degenen met wie je een afspraak wil maken hoeven hiervoor zelf geen Calendly te hebben. Het is in basis een gratis tool. In de gratis versie kan je één soort afspraak plannen. Bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken. Wil je meer soorten afspraken willen plannen, dan moet je betalen.  

Voor wie is Calendly geschikt? 

Calendly kan in principe door iedereen gebruikt worden. Van sales, tot marketing, tot HR. Calendly vraagt bij het aanmaken van je account welke rol je hebt. De tool kan dan de customer support personaliseren naar hoe jij Calendly gebruikt.. Er is een aparte categorie voor recruiters ingebouwd. Dat is niet voor niets, want Calendly wordt veel gebruikt door recruiters en mensen die recruitmentactiviteiten in hun takenpakket hebben. Je kan een persoonlijk account aanmaken, maar je kan ook collega’s toevoegen aan je team. Zo kan je nog beter samenwerken in de tool en samen events aanmaken.

vrouw agenda calendly  

Hoe werkt Calendly? 

Het werkt vrij eenvoudig. Allereerst selecteer je een aantal momenten waarop jij beschikbaar bent. Uiteraard heb je dit afgestemd met de mensen die eventueel ook bij het gesprek aanwezig zullen zijn, zoals de hiring manager. Al deze momenten komen in de Calendly-agenda te staan. Je maakt de uitnodiging door een locatie en een korte omschrijving of instructies in te vullen. Met een betaald account kan je zelfs het logo van je organisatie in de uitnodiging zetten. Vervolgens stuur je de uitnodiging met de link naar de kandidaat. Deze kan hiermee zelf een moment uitkiezen voor een gesprek. Dit komt dan automatisch in jouw agenda. Je kan Calendly ook koppelen aan je Google, iCloud of Outlook agenda. Et voilà, het gesprek is gepland. 

Ook verdere communicatie geautomatiseerd 

Het gesprek is gepland. Maar dat is niet de enige administratieve taak die Calendly kan automatiseren. Het is ook mogelijk om Calendly notificaties te laten versturen met een reminder voor het gesprek. Hierdoor vermindert het aantal no-shows. Nog een handigheidje voor gesprekken die online plaatsvinden: de tool kan een link laten sturen naar Zoom, Teams of ieder ander platform voor videogesprekken. Dat scheelt nog eens een extra administratieve handeling.  

Lees ook: Online sollicitatiegesprekken voeren: 6 tips!

Verzetten van afspraken 

Je wil natuurlijk afspraken zo min mogelijk verzetten. Want dat kost nog meer tijd. Toch kan het voorkomen dat een afspraak door omstandigheden niet door kan gaan. Ook hiervoor kan Calendly ingezet worden. De kandidaat kan zo gemakkelijk een nieuw moment kiezen voor een afspraak. Dat scheelt een hoop geregel. 

Features voor timemanagement 

Er zitten nog wat handige features in Calendly om de regie te houden over je agenda en je tijd goed te managen. Je kan bijvoorbeeld buffers instellen, zodat er extra tijd voor en/of na een afspraak wordt vrijgehouden. Zo voorkom je dat je de hele dag van afspraak naar afspraak hopt. Ook kan je een limiet instellen voor het aantal afspraken dat je wil hebben op dezelfde dag.  

Voordelen van het inzetten van tools in het recruitmentproces 

Het inzetten van tools als Calendly heeft meerdere voordelen. Recruiters worden vaak afgerekend op de kosten per aangenomen medewerker. Door tools in te zetten ben je in staat om het recruitmentproces te verkorten. Dat verlaagt de cost-per-hire, zonder af te doen aan de kwaliteit van de werving. Maar automatiseren heeft niet alleen voordelen voor de recruiter, ook de kandidaten hebben er profijt van. Door stappen in het proces te automatiseren met tools, hoeven ze minder lang te wachten om te weten waar ze aan toe zijn. Zo voorkom je dat kandidaten voortijdig afhaken en krijgt de candidate experience een flinke boost