Dit is waarom goede exitgesprekken essentieel zijn voor jouw organisatie

Een medewerker vertrekt bij jouw organisatie. Je moet nu aan de slag om een nieuwe medewerker te werven: je plaatst een nieuwe vacature, voert sollicitatiegesprekken en selecteert een nieuwe collega. Maar, vergeet je nu niet iemand? Ja, want de vertrekkende werknemer heeft een schat aan informatie over het werken bij de organisatie, die je goed kan gebruiken. Deze informatie verkrijg je door het voeren van exitgesprekken. Góede exitgesprekken.

Wat zijn exitgesprekken?

Naast dat je het recruitmentproces moet opstarten om op zoek te gaan naar vervanging, komt er nog meer kijken bij het vertrek van een medewerker. Want zo zijn er ook processen en procedures die in gang gezet moeten worden voor een soepele overdracht. Dit hele proces heet de offboarding. Een belangrijk onderdeel van dit proces is het exitgesprek (ook wel het exitinterview genoemd). Hierbij stel je een aantal vragen aan de werknemer over de reden van vertrek, wat hij/zij vond van z’n tijd bij jouw organisatie, wat er goed was en wat beter kan. Soms is een dergelijk gesprek niet mogelijk of past het niet bij de reden waarom de medewerker vertrekt. Maar in de meeste gevallen hebben exitgesprekken toegevoegde waarde voor zowel werknemer als werkgever.

5 voordelen van goede exitgesprekken

Misschien vind je het lastig of confronterend om een exitgesprek te voeren. Je spreekt namelijk wel met iemand die geen toekomst meer voor zichzelf zag bij jouw organisatie. Maar er zitten meerdere voordelen aan een goed exitgesprek. Zowel voor de vertrekkende werknemer als voor de organisatie. Dit is namelijk het moment waarop de werknemer kan vertellen hoe hij of zij het echt vond om bij jou te werken. De werknemer voelt zich hierdoor gehoord. Zo kan je bijvoorbeeld samen knelpunten identificeren in de processen van de organisatie of het personeelsbeleid. Daarnaast is dit een goed moment om te toetsen of het beoogde imago als werkgever (employer brand) overeenkomt met de daadwerkelijke situatie binnen de organisatie. We zetten de vijf grootste voordelen van goede exitgesprekken voor je op een rij.

1 De eerlijkste feedback

Via het exitgesprek kom je erachter welke negatieve, maar ook positieve aspecten de organisatie heeft. Want wie weet nou beter wat er echt speelt op de werkvloer, dan medewerkers zelf? Voor de werknemer is dit de laatste kans om een ‘review’ te geven van zijn/haar ervaringen bij de organisatie, zonder dat dit nog invloed heeft op zijn of haar positie binnen het bedrijf (maar let op: je moet de uitkomst van het gesprek alsnog anoniem houden!). Daarom krijg je van vertrekkende medewerkers eerder transparante en eerlijke feedback, dan van degenen die ‘achterblijven’. Deze informatie kan je gebruiken om verbeteringen aan te brengen in de organisatie.

2 Fijne afsluiter (en open deur voor terugkeer)

Het exitgesprek is voor beide partijen een positieve afsluiter van het dienstverband. De medewerker voelt zich namelijk gehoord. En omdat je naar zijn of haar verhaal luistert met de intentie dit te gebruiken, voelt de medewerker zich gewaardeerd. Maar dan moet het gesprek wel ingestoken zijn met de intentie om ervan te leren en ervaringen te delen. En is het essentieel dat de toon positief blijft. Als de medewerker met een goed gevoel de organisatie verlaat, is de kans groter dat hij of zij in de toekomst terug zou willen keren (boemerang recruitment).

3 Verlaag verloop

Na het exitgesprek kan je de feedback gebruiken om erachter te komen of er dingen te verbeteren zijn binnen de organisatie. Soms kan je een patroon vinden in de redenen van medewerkers om te gaan. Hiermee kan je voorkomen dat andere medewerkers om dezelfde redenen vertrekken. Misschien kloppen de verwachtingen over de functie niet met de werkelijkheid. Dan kan je de vacaturetekst nog eens onder de loep nemen. Vertrekken getalenteerde medewerkers vanwege een gebrek aan uitdaging? Dat kan een teken zijn om meer aandacht te besteden aan ontwikkelingskansen. Maar je kan natuurlijk ook te horen krijgen dat een concurrent een beter salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden biedt. Via het exitgesprek kan je dus waardevolle informatie verkrijgen, waarmee je het verlooppercentage binnen jouw organisatie verlaagt.

4 Weinig geld, grote waarde

Een ander voordeel van exitgesprekken is dat ze gemakkelijk op te zetten zijn, weinig tijd kosten en dat je er geen extra budget voor nodig hebt. Daar tegenover staat een schat aan informatie die je ervoor terugkrijgt. Informatie zónder filter. Want zoals eerder genoemd zijn werknemers huiverig om tijdens het dienstverband op zo’n eerlijke manier kritiek te geven, uit angst voor consequenties voor hun toekomst bij de organisatie. Een exitgesprek heeft dus een grote waarde, maar kost praktisch niks.

5 Beeld achterblijvers

Ook voor de achterblijvende werknemers geeft het een goed gevoel wanneer ze zien dat de organisatie waarde hecht aan de mening van haar medewerkers en bereid is om te luisteren naar kritiek. Dat versterkt jouw reputatie als werkgever. De manier waarop iemand de organisatie verlaat, heeft ook gevolgen voor hoe hij of zij tegen anderen over de organisatie spreekt. Als dit goed verloopt, wordt deze werknemer z’n leven lang ambassadeur. Maar houd bijvoorbeeld ook boemerang recruitment in het achterhoofd. Je weet ten slotte maar nooit of je deze persoon in de toekomst nog goed kan gebruiken.

Hoe ziet een exitgesprek eruit?

In het meest ideale geval vindt het exitgesprek face-to-face plaats. Je kan er ook voor kiezen om de vertrekkende medewerker eerst een enquête in te laten vullen. Sommige mensen vinden het namelijk fijn om voor het gesprek al de kans te krijgen zich hierop voor te bereiden. Maar let op: de antwoorden kunnen dan wel minder oprecht zijn, dan wanneer de werknemer het antwoord ter plekke moet bedenken. Een volledige vragenlijst opsturen hoeft natuurlijk niet. Wel is het fijn om een redelijke tijd van tevoren te laten weten dat dit gesprek eraan komt en wat de werknemer kan verwachten hiervan. Plan het gesprek zo veel mogelijk op het allerlaatste moment, zo’n twee dagen voor het einde van het dienstverband.

3 voorwaarden voor ieder exitgesprek

Het kan voorkomen dat werknemers geen heil zien in het voeren van een exitgesprek. Ze denken dat er toch niks zal veranderen en anders is het voor hen toch te laat. Maar als je daadwerkelijk luistert naar wat een vertrekkende werknemer te zeggen heeft en bereid bent hier wat mee te doen, helpt dit jouw reputatie als werkgever. En eerlijk: een exitgesprek zou niet de eerste keer moeten zijn dat werknemers wordt gevraagd hoe ze het vinden om voor jou te werken. Om er zeker van te zijn dat je effectieve exitgesprekken voert, moet deze daarom voldoen aan drie voorwaarden:

1. Alles wat wordt gezegd in het gesprek blijft anoniem. Een medewerker mag niet achteraf geconfronteerd worden met wat ‘ie heeft gezegd of hierop worden afgerekend. Anders is het signaal duidelijk dat je niet open en eerlijk kan zijn in dergelijke gesprekken bij jouw organisatie.
2. De intentie moet duidelijk zijn dat de input wordt gebruikt om verbeteringen aan te brengen. En kom deze belofte ook na. Vertrekkende medewerkers begrijpen dan waarom je een exitgesprek wilt voeren en de achterblijvers zien dat hun feedback waarde heeft.
3. Er wordt eerder al om constructieve feedback van medewerkers gevraagd, bijvoorbeeld tijdens voortgangsgesprekken. Want: dan het is logisch voor medewerkers dat ze bij vertrek een exitgesprek voeren en begrijp je beter waar bepaalde kritiek vandaan komt. Je leest immers ook niet alleen de laatste bladzijde van een boek om het verhaal te begrijpen.

Een aantal uitstekende vragen voor een exitgesprek

Weet je niet welke vragen je zou willen stellen bij de exitgesprekken? In het lijstje hieronder staan 14 vragen die uitstekend passen in een exitgesprek.

1. Hoe zou je jouw werkrelatie met je manager omschrijven?
2. Is er iets wat jouw manager kan doen om de cultuur op de werkvloer te verbeteren?
3. Wat was het beste onderdeel van jouw dagelijkse werkzaamheden?
4. Is er iets in de functieomschrijving wat je zou veranderen?
5. Wat waardeerde je het meest aan de cultuur binnen de organisatie?
6. Had je genoeg middelen en ondersteuning om je dagelijkse werkzaamheden uit te voeren?
7. Kreeg je voldoende constructieve feedback wat je verder hielp in je dagelijkse werkzaamheden?
8. Voelde je je betrokken bij de organisatie?
9. Begreep je de doelen van de organisatie en voelde je je deel van het succes wanneer deze bereikt werden?
10. Werd je door het management geholpen om je carrièredoelen te bereiken?
11. Welke kwaliteiten zijn essentieel voor jouw vervanger om te hebben?
12. Denk je dat er iets toegevoegd of verwijderd moet worden in de functieomschrijving?
13. Wat zorgt ervoor dat je in de toekomst zou overwegen om terug te keren naar onze organisatie?
14. Zou je onze organisatie aanraden als fijne werkplek bij vrienden en familie?

Goede exitgesprekken hebben dus absoluut waarde voor een organisatie. Als je weet hoe je dit gesprek het beste in kan steken, kan je er een schat aan informatie uit halen. Dit kan je weer gebruiken om jouw recruitmentproces te verbeteren of om de organisatie vooruit te helpen. Wil je beter worden in het voeren van gesprekken? Dan is de training Gesprekstechnieken echt iets voor jou.