Je wilt natuurlijk dat er gereageerd wordt op jouw e-mail. Maar hoe zorg je ervoor dat je eruit springt in een volle mailbox? Hoe maak je nu de kans groter dat je een reactie krijgt?
Het Amerikaanse verkoopplatform Salesloft analyseert jaarlijks (de reacties op) honderden miljoenen e-mails. Dit levert interessante inzichten op die ook voor recruiters interessant zijn. Dat geldt zowel voor het benaderen van kandidaten, mailen met collega en bij bijvoorbeeld het benaderen van klanten en prospects als bureaurecruiter.
Hoe korter een mail, hoe beter. Een mail met minder dan 50 woorden levert twee keer zoveel reacties op als een mail met 100 woorden.
Mensen houden van korte onderwerpregels. Zet ook niet iemands naam in de onderwerpregel. Dat ziet eruit als spam en levert 12 procent minder reacties op.
Als covid in de onderwerpregel genoemd wordt daalt de repsonserate met liefst 47 procent. Als corona in de tekst van de e-mail genoemd wordt, wordt er nog minder vaak gereageerd op de mail.
Enthousiasme blijkt besmettelijk. E-mails met een uitroepteken aan het einde van de eerste zin leveren meer reacties op dan e-mails zonder uitroepteken. Natuurlijk moet je het niet overdrijven met uitroeptekens. Dat werkt juist averechts.
E-mails met video verhogen de responserate met 25 procent. Ook het toevoegen van een foto leidt tot meer reacties (9%). Laat het echter bij die ene foto. Als je een tweede foto toevoegt daalt de responserate juist met 16 procent!
Iedere recruiter weet dat als je een kandidaat benadert, je de mail moet personaliseren. Niet alleen de naam gebruiken, maar ook naar een prestatie of een bijzondere kwaliteit verwijzen, helpt om een reactie te krijgen. Dit wordt nog eens bevestigd door de data van Salesloft. Als je 25 procent van de e-mail personaliseert stijgt de reactiegraad met 300 procent. Dus in een mail van vier zinnen moet minstens 1 zin gepersonaliseerd zijn. Liefst personaliseer je de eerste en de laatste zin. Dat levert de hoogste responserate op.
Wees niet te formeel. Geef informatie op een manier zoals je het aan een vriend zou vertellen. Zorg voor een 50/50 balans tussen ‘ik’ en ‘jij’. Schrijf zoals je praat. Hou het luchtig en begrijpelijk.
Als je deze tips ter harte neemt krijg je meer reacties op je e-mails. Geadresseerden waarderen je korte, informele en duidelijke e-mails.