Ervaringen videosolliciteren gemeente Lingewaard

Ondanks alle nieuwsberichten over vacaturestops en ontslagen zijn er genoeg organisaties die wel doorgaan met werven. Maar hoe neem je nieuwe mensen aan als je deze niet zomaar kan uitnodigen op kantoor? Videosolliciteren is voor de meesten nu dé oplossing. Emile van Nassau, Adviseur Personeel en Organisatie bij de Gemeente Lingewaard, deelt zijn ervaringen. Hij stelde bovendien een uitgebreide checklist samen om videosolliciteren in goede banen te leiden.

Handleiding voor videosolliciteren

In het kader van het coronavirus heeft de gemeente Lingewaard het videosolliciteren versneld ingevoerd. En dat heeft ze gestructureerd aangepakt. Aan de hand van een handleiding, samengesteld met de hulp van sollicitatie-expert Aaltje Vincent, worden de videogesprekken ingepland. Het is weliswaar geboren uit noodzaak, maar Emile kijkt er nu positief op terug. “Wij gaan kijken naar de mogelijkheden om dit onderdeel te maken van de procedure, zeker voor de eerste contacten. Het is toch wel handig om het eerste gesprek digitaal te doen. Ik denk echter wel de voorkeur voor veel collega’s bij een tweede of laatste gesprek uitgaat naar een face-to-face-gesprek. Het zal waarschijnlijk een combinatie worden van online en offline afspraken.”

Waar te beginnen?

Omdat de gemeente nog geen ervaring had met videosolliciteren, is ze planmatig te werk gegaan. “Wat je eerst moet doen is kijken wat je digitaal kan faciliteren. Wij hebben specifiek gekozen voor Microsoft Teams, in verband met de privacy en omdat onze systemen daar al toegankelijk voor waren. Aan de hand daarvan heb ik een pilot gedaan. Ik ben met secretaresses en managers aan de slag gegaan om te kijken hoe het werkt en waar men tegenaan loopt. Het was continu kijken waar we dingen konden verbeteren. Dat hebben we vertaald in een handleiding. Deze hebben we verspreid via diverse kanalen. Daar hebben we ook met Aaltje Vincent over gespard. En toen zijn we maar gewoon begonnen. Dat is het beste wat je kan doen. Want het is zowel voor ons als voor de kandidaten spannend.”

Nieuwe kanalen

Volgens Emile is de gemeente Lingewaard nooit gestopt met werven. Sterker nog, er worden nog steeds nieuwe vacatures uitgezet. “De procedures die nog liepen hebben we digitaal afgerond. We zijn steeds meer de werving via online kanalen aan het doen. Zo hebben we laatst een vacature op LinkedIn geplaatst. Voorheen verspreidden we voornamelijk onze vacatures  via de website www.werkeningelderland.nl. In de vacatures geven we direct aan dat de gesprekken digitaal zijn. Voor ons is dat voldoende gebleken om onze vacatures goed in te vullen.”

Digitalisering

Ondanks de positieve ervaringen met videosolliciteren, denkt Emile niet dat het hele recruitmentproces digitaal blijft. “Ik merk dat mensen de voorkeur hebben om elkaar in het echt te zien. Dan krijg je meer een gevoel bij de sollicitant. Toch is het een prima methode om de eerste screening te doen. Je kan meer kandidaten spreken, omdat het heel efficiënt is. Aan de andere kant is het wel vermoeiend om digitaal  gesprekken te voeren. Normaal gesproken zitten we met een adviescommissie of selectiecommissie bij een gesprek. Maar dit soort gesprekken moet je echt met maximaal drie man doen. Want anders wordt het te druk. Ik ben nu nog niet overtuigd dat we alles digitaal zullen blijven doen, maar dat kan nog veranderen natuurlijk.”

Voorbereiden & geruststellen

Niet alleen voor de gemeente is het wennen, ook voor sollicitanten is videosolliciteren vaak nieuw. Door aan te geven dat het voor iedereen spannend is, worden sollicitanten gerustgesteld. Emile merkt dat het gesprek daardoor wat meer ontspannen verloopt. “We hebben veel oefengesprekken ingepland, zodat mensen vanuit huis kunnen testen of het technisch werkt. Die mogelijkheid bieden we vooraf. Dan heb je nog de gelegenheid om het aan te passen. Zo begin je met een goed gevoel aan het gesprek. We hebben daar een handleiding voor gemaakt. Maar dan nog kan het misgaan hoor. Een verbroken verbinding, geluid op de achtergrond, kinderen die om aandacht vragen. Maar ik vind het eigenlijk wel grappig als zoiets gebeurt. We maken er gewoon een leuk gesprek van. En dat werkt goed. Een aantal sollicitanten heeft mij achteraf verteld dat ze het een heel bijzondere ervaring vonden. Sommige van hen zaten midden in de procedure voordat de coronacrisis begon. Voor hen was het fijn dat ze de procedure af konden ronden. Je merkt wel dat de markt zo veranderd is dat mensen deze manier van solliciteren al gewend zijn. Binnen bedrijven wordt natuurlijk ook al meer gevideobeld.”

Lees ook: 6 tips voor het voeren van online sollicitatiegesprekken

Voordelen videosolliciteren

Het grootste voordeel van videosolliciteren is volgens Emile de tijdsbesparing. “Sollicitanten hoeven niet in de auto te stappen. En de gesprekken verlopen wat sneller, omdat ze meer gestructureerd zijn. Ik merk bovendien niet dat je anders naar de kandidaat kijkt. Het mooiste is dat een sollicitant zichzelf is en je hem of haar in de omgeving kan zien waarbij hij of zij zichzelf kan zijn. Maar daarna is een gesprek waarbij je elkaar echt ziet wel van toegevoegde waarde. Al is het alleen maar voor het gevoel dat je bij iemand krijgt. Toch is dit een prima oplossing om de tijd te overbruggen.”

Er zijn ook nadelen

Maar videosolliciteren heeft ook z’n nadelen. “Het is voor mij vermoeiender om vijf online gesprekken achter elkaar te hebben, dan offline gesprekken. Het is dus goed om voor jezelf een kleine break in te bouwen, want je bent steeds heel geconcentreerd bezig. Een kwartiertje tussen de gesprekken pauzeren helpt tegen vermoeidheid. Daarnaast moet je zorgen dat je over de juiste tools beschikt. Ik heb zelf altijd een koptelefoon op bij videogesprekken op mijn laptop. Zeker als je videobelt met je telefoon moet je oordopjes in doen. En je moet opletten dat je niet tussendoor typt op je laptop. Dat is erg storend tijdens een gesprek. Maak vooraf ook afspraken wat je doet als de verbinding wegvalt. Het klinkt heel simpel, maar het is heel goed om dat vooraf af te stemmen met de kandidaat. De voorbereiding is niet meer dan bij een regulier sollicitatiegesprek, maar het is wel anders.”

Digitale onboarding

“We hebben de afgelopen maand zelfs mensen aangenomen die we nog nooit in persoon hebben ontmoet. We hebben allerlei voorzieningen getroffen waarbij nieuwe medewerkers zich aan kunnen melden en zichtbaar kunnen maken via intranet. Daarnaast hebben we onboardingsprocessen in voorbereiding waarbij ze zich kunnen inwerken. Daar waren we al mee bezig, alleen moest het nu versneld. Mijn grootste tip voor HR-professionals is: verplaats jezelf in de kandidaat. Hoe zou je het zelf vinden om dit te moeten doen en waar loop je tegenaan? Wees jezelf bewust van de spanning van de andere aanpak en acteer daarop. Toon begrip en geef mensen de ruimte om vragen te stellen. Stel ze gerust en oefen de gesprekken. Een checklist zoals die van ons is daarvoor heel handig.”