Hoe je met goede verzuimgesprekken ziekteverzuim bij gemeenten aanpakt

Marco Hendrikse 23 september 2021

Van oudsher hebben gemeenten te maken met een relatief hoog ziekteverzuimpercentage. Zeker in vergelijking met andere werkgevers in Nederland. In 2020 was dat niet anders, hoewel het ziekteverzuimpercentage bij gemeenten daalde, en dat bij grote organisaties in Nederland steeg. Ten opzichte van alle werkgevers in Nederland is het ziekteverzuim bij gemeenten nog altijd hoger. Zo kwam het verzuimpercentage in 2020 uit op 5,5% tegen 5,8% in 2019. Ziekteverzuim en de preventie van ziekteverzuim heeft dan ook continu de aandacht van HR en leidinggevenden bij gemeenten.

Ziekteverzuim bij gemeenten

Bron: Samen beter, Regioplan, 2021

Onderzoek vermindering ziekteverzuim

In juli 2021 presenteerde Regioplan op verzoek van het A+O fonds Gemeenten het rapport ‘Samen beter. Ziekteverzuim binnen gemeentelijke organisaties’. In dit onderzoek worden inzichten en aangrijpingspunten opgeleverd voor het verminderen van ziekteverzuim.

Cruciale elementen aanpak ziekteverzuim

De onderzoekers stellen dat vier elementen cruciaal zijn bij de aanpak van ziekteverzuim:

  1. De wijze waarop de leidinggevende zijn of haar rol invult in contact met medewerkers. Het blijkt dat bij organisaties met een laag verzuim leidinggevenden zich actiever opstellen en beter geïnformeerd zijn.
  2. Leidinggevenden krijgen gevraagd en ongevraagd feedback van experts (intern vanuit HR of extern vanuit bijvoorbeeld de arbodienst) op verzuimcaseniveau.
  3. Er is een kwalitatief goede bedrijfsarts aangehaakt waarmee de samenwerking goed en duurzaam is.
  4. Aandacht voor preventie en verzuim is een continu proces.

In dit artikel ligt de focus vooral op wat de leidinggevende kan doen. Nog specifieker, hoe een leidinggevende verschillende verzuimgesprekken voert. Het blijkt dat dit een belangrijke factor is in het voorkomen van verzuim of het verkorten van de verzuimduur. Niet voor niets staat in het rapport van Regioplan 62 keer het woord gesprek of een variant daarop. Het goede gesprek is daarmee de rode draad in het rapport.

Verzuimgesprekken voeren

Het verzuimgesprek is het minst favoriete gesprek van de leidinggevende. Dat komt omdat soms onduidelijk is wat je wel en wat je niet mag vragen. Maar vooral omdat er op een dergelijk gesprek altijd een bepaalde lading zit. Wat kun je van de zieke medewerker vragen? Is deze echt ziek? Kun je een medewerker voor andere taken inzetten? En hoe vraag je dat dan zonder meteen ‘nee’ als antwoord te krijgen? Het verzuimgesprek is soms net een balanceeract. In dit artikel worden de volgende vijf verzuimgesprekken besproken:

  1. Het gesprek bij de ziekmelding
  2. Het gesprek om te informeren hoe het gaat
  3. Het gesprek na 6 weken verzuim als een plan van aanpak in het kader van de Wet Poortwachter opgesteld moet worden
  4. Het terugkeergesprek
  5. Het gesprek over frequent (kort) verzuim

1)      Het gesprek bij ziekmelding

Dit is een zeer belangrijk gesprek. Verzuim kan mogelijk zelfs voorkomen worden of de duur ervan verkort.

Bij voorkeur meldt een medewerker zich telefonisch ziek bij de leidinggevende (bij gemeenten met zelfsturende teams kan dat niet en is het waarschijnlijk HR waar de ziekmelding binnenkomt). De leidinggevende kan dan meteen gepaste actie ondernemen en bijvoorbeeld werkzaamheden door collega’s laten overnemen. Maar nog belangrijker: de leidinggevende kan de medewerker wellicht overhalen toch te komen werken of de verzuimduur beperken. Natuurlijk, écht ziek is echt ziek. Heeft een medewerker migraine, dan kan deze niet komen werken. Maar als een medewerker alleen wat lichte hoofdpijnklachten heeft dan kan een aspirientje wellicht helpen en kan de medewerker werken.

Jacco van den Berg, trainer, consultant en auteur van Het Grote Gesprekkenboek benadrukt het belang van ‘de restcapaciteit’. Stuur in het ziekmeldingsgesprek vooral op wat een medewerker nog wel kan. Natuurlijk, zo zegt hij in een webinar, kun je als monteur niet op een ladder gaan staan met een gebroken been. Maar wellicht kan deze monteur wel leerlingmonteurs begeleiden of ondersteunen bij het beantwoorden van servicevragen. Met andere woorden, met enige creativiteit zijn er wellicht alternatieve werkzaamheden te verzinnen voor de zich ziek meldende collega.

Je mag als leidinggevende niet vragen wat iemand mankeert, maar veelal vertellen medewerkers dat uit zichzelf. Zijn deze klachten twijfelachtig of licht van aard, zoals de eerder genoemde lichte hoofdpijnklachten, dan kun je als leidinggevende verzoeken om het ‘te komen proberen’. Gaat het echt niet, dan kan de medewerker altijd nog naar huis’. Maar dat gesprek moet je dus wel durven voeren, aldus Van den Berg. Dan helpt het als in het verzuimbeleid daar al aandacht aan wordt besteed. Als een cultuur wordt nagestreefd waarin dat vanzelfsprekend is. Dit sluit aan bij het vierde punt dat de onderzoekers van Regioplan aandragen: aandacht voor preventie en verzuim is een continu proces.

In een verzuimgesprek komen de volgende punten (kort) aan de orde:

  • Een vriendelijke vraag hoe het ermee gaat
  • De verwachting over de duur van het verzuim
  • Welke afspraken er staan met bijvoorbeeld burgers, collega’s of leveranciers? Wat moet afgezegd worden? Wat moet overgenomen worden?
  • De vraag of de medewerker wellicht iets anders/vervangende werkzaamheden kan doen (als de klachten duidelijk zijn en deze dat toelaten natuurlijk)
  • Of andere aanpassingen mogelijk zijn om de medewerker te laten werken. Denk aan hulpmiddelen of aangepaste werktijden.
  • Is de medewerker bereikbaar? Via welk kanaal?
  • Als de verwachting is dat het verzuim van langere duur is een afspraak maken over vervolgcontact / contactfrequentie
  • Afsluiten met het wensen van beterschap

2)      Het gesprek om te informeren hoe het gaat

Als het verzuim langer dan enkele dagen duurt, zal een leidinggevende contact opnemen met de verzuimende medewerker. Bij dit gesprek draait het in eerste instantie om het welbevinden van de medewerker. Hoe voelt deze zich? Hoe staat het met de klachten?

Daarnaast kan de leidinggevende kort vertellen wat er gaande is binnen de organisatie. Wat de laatste ‘milestones’ zijn, zodat de medewerker aangehaakt blijft.

Als de vermindering van klachten daar aanleiding toe geeft of als er nieuwe inzichten zijn over vervangende werkzaamheden, dan wordt dat ook aan de orde gesteld in dit gesprek. Als medewerker en leidinggevende het erover eens zijn dat een snelle terugkeer (ook thuiswerk) mogelijk is, worden daarover aanvullende afspraken gemaakt.

Tijdens dit gesprek toetst de leidinggevende of de eerder afgegeven verwachting van de verzuimduur nog klopt.

Het gesprek wordt altijd op positieve wijze afgesloten.

3)      Het gesprek na zes weken

Vanuit de Wet Verbetering Poortwachter worden verplichtingen opgelegd aan werkgever en werknemer. Zo moet na 6 weken verzuim een probleemanalyse worden opgesteld. Daarna volgt een Plan van Aanpak. Hoe gaan werkgever en werknemer ervoor zorgen dat werknemer terugkeert in het arbeidsproces? Dit plan moet uiterlijk aan het einde van de 8ste week besproken en getekend zijn. Alleen als de werknemer niet kan werken en de kans op herstel nihil is, hoeft geen Plan van Aanpak gemaakt te worden.

Het Plan van Aanpak wordt in samenspraak met de werknemer opgesteld. Wat kan en wil deze? Is terugkeer in de huidige functie mogelijk? Gedeeltelijk? Of wordt gestreefd naar een terugkeer bij de huidige werkgever, maar binnen een andere functie? En zijn dat geen opties, is terugkeer bij een andere werkgever mogelijk? Afhankelijk van het beoogde einddoel worden de stappen aangegeven die daartoe ondernomen moeten worden. Dit dus steeds in samenspraak met de betreffende werknemer. Daarnaast worden afspraken gemaakt over contact- en evaluatiemomenten.

In deze fase speelt de leidinggevende vaak een minder nadrukkelijke rol. De probleemanalyse en het opstellen van het Plan van Aanpak worden meestal door een bedrijfsarts of verzuimspecialist gedaan of door een HR-professional die re-integratie in zijn takenpakket heeft (de casemanager). Uiteraard consulteren zij de leidinggevende wel over bijvoorbeeld alternatieve werkzaamheden, aanpassing van de functie of werkplek.

4)      Het terugkeergesprek

Het terugkeergesprek vindt idealiter altijd plaats na verzuim, ook als dit slechts enkele dagen was. In dat laatste geval kan volstaan worden met een kort gesprek. Je vraagt hoe het nu met de werknemer gaat en vertelt wat deze heeft gemist in de afgelopen dagen.

Bij langer verzuim moet voor dit gesprek meer tijd worden uitgetrokken. Wellicht hoor je in dit gesprek ook meer over de oorzaak en kun je daarnaar handelen om herhaling te voorkomen.

Bij terugkeer na langer verzuim is het zelfs mogelijk dat de terugkerende medewerker een soort onboardingsproces doorloopt. Dat is zeker het geval als deze terugkeert in een andere functie of bij een andere afdeling. Maar dus ook bij terugkeer in de eigen functie. In enkele maanden tijd kan immers veel veranderd zijn (je zou maar in coronatijd terugkeren en opeens moet alles vanuit huis via bijvoorbeeld Zoom, Teams of Hangouts). Nieuwe collega’s, andere systemen, nieuwe werkwijzen, gewijzigde procedures. De werknemer moet erover geïnformeerd worden. Weetjes over collega’s (geboortes, huwelijken, promoties, etc.). Aandacht voor dit ‘sociale aspect’ is immers zeer belangrijk om weer aansluiting te krijgen.

Sluit altijd af met de vraag wat de medewerker (nog) nodig heeft om het werk weer goed uit te kunnen voeren.

5)      Het frequent verzuimgesprek

Als een medewerker herhaaldelijk (kort) verzuimt is het tijd voor een frequent verzuimgesprek. Ook dit is een lastig gesprek. Bereid het dus goed voor en voer het gesprek aan de hand van de volgende stappen:

  1. Demedicaliseren

Allereerst, demedicaliseer het gesprek. Je praat niet over de ziekte, maar over de gevolgen van de afwezigheid van de zieke. “Jouw afwezigheid heeft een aantal consequenties. En die wil ik met jou bespreken om te kijken hoe we dat kunnen voorkomen.”

  1. Feiten en gevolgen opsommen

Vervolg het gesprek met het opsommen van de feiten. Hoe vaak, op welke data en hoe lang is de medewerker afwezig geweest. Hiermee laat je meteen zien dat dit een serieus gesprek wordt. Daarna bespreek je de gevolgen van de afwezigheid van de medewerker. Dit zijn vaak open deuren, maar het is goed om te benoemen. Teleurgestelde ‘klanten’, collega’s die over moesten werken. Of een uitzendkracht die ingehuurd moest worden en €250 per dag kost. Serieuze consequenties dus.

  1. Naar oorzaak zoeken

Vervolgens is het tijd om te kijken naar de oorzaak van het verzuim. Is het werkgerelateerd of ligt de oorzaak in de privésfeer? En het kan natuurlijk ook een echt medische reden hebben.

  1. Luisteren

Vanaf nu is het vooral luisteren naar de medewerker. Wat geeft deze aan? Ligt het aan de arbeidsomstandigheden? Biedt de functie onvoldoende uitdaging? Wordt de medewerker gepest of geïntimideerd door collega’s? Laat de oppas het herhaaldelijk op vrijdag afweten? Vraagt een zieke moeder of een kind met chronische klachten veel aandacht? Is het ‘s zondags net iets te gezellig in de voetbalkantine? Maar natuurlijk kunnen ook huwelijksperikelen, schulden of verslavingen een belangrijke reden zijn om regelmatig te verzuimen. Het gaat er dus in dit gesprek om erachter te komen wat de werkelijke reden is van het verzuim. En vervolgens om daar een oplossing voor te vinden.

Actief luisteren

Om de werkelijke reden van het verzuim te achterhalen is het zeer belangrijk dat je als leidinggevende / gesprekspartner actief luistert. Je maakt oogcontact en neemt een geïnteresseerde houding aan. Je laat de medewerker blijken dat je goed luistert door regelmatig samen te vatten. Eventueel vraag je om verduidelijking of vraag je door.

  1. Oplossingen zoeken

Vervolgens ga je op zoek naar passende oplossingen. Laat het initiatief bij de medewerker. Laat deze eerst zelf oplossingen aandragen. Pas als deze er niet uitkomt of als de oplossingen niet afdoende zijn, doe je als leidinggevende suggesties.

  1. Afspraken maken en vastleggen

Het gesprek sluit je af met concrete afspraken hoe verzuim in de toekomst voorkomen gaat worden. Leg deze afspraken ook vast en deel ze met de medewerker.

Meer leren over Preventie en omgaan met verzuim, dan is deze e-learning interessant. Of vraag ons naar de mogelijkheden voor een passende training.

Terug naar overzicht