Is jouw recruitmentproces digital proof?

 Door de coronavirus-uitbraak zijn ook recruiters genoodzaakt om vanuit huis te opereren. In sommige gevallen worden sollicitaties uitgesteld. Heel veel recruiters kiezen er echter voor om het sollicitatieproces digitaal te vervolgen.  Dat vraagt de nodige aanpassingen. Maar tegelijk is het een goed moment om het recruitmentproces eens goed onder de loep te nemen. Is deze wel volledig digital proof?  

Hoe ziet het recruitmentproces er ook alweer uit?  

In grote lijnen heeft het recruitmentproces vijf onderdelen: Vraag naar arbeid, werving, selectie, aanname en evaluatie.  

De invulling van dit proces verschilt natuurlijk per organisatie. Zo hebben grotere bedrijven vaak uitgebreidere selectietrajecten, omdat ze meer sollicitaties ontvangen. Maar ieder bedrijf kan het recruitmentproces digitaal inrichten. Dat kost even wat tijd, maar die tijd verdien je ruimschoots terug als het recruitmentproces efficiënt is ingericht. En het hoeft zeker niet ten koste te gaan van de kwaliteit van werving en de candidate experience. 

Voordelen van een goed digitaal recruitmentproces 

In deze tijd is er niet veel andere keus dan het recruitmentproces online te vervolgen of te starten. Maar een goed digitaal recruitmentproces heeft voordelen die ook handig zijn als het ‘normale leven’ weer opgepakt kan worden. Denk bijvoorbeeld aan de tijdswinst en meer flexibiliteit die het oplevert. Je kan meer potentiële kandidaten bereiken, de ROI (return on investment) is vaak hoger en het helpt om de sollicitatie-ervaring voor de kandidaat te verbeteren. Daarnaast kan je door het automatiseren van e-mails, gemakkelijker en sneller communiceren met sollicitanten. Bijvoorbeeld door in te stellen dat direct een mail wordt gestuurd bij het ontvangen van een sollicitatie. Dat scheelt jou tijd en neemt wat onzekerheid weg bij de sollicitant. Met een goed ingericht digitaal recruitmentproces kan je efficiënter te werk gaan. Bovendien kun je tijd meer besteden aan het binnenhalen van de beste kandidaat. 

Kortere time-to-hire, lagere kosten 

Wellicht klinkt deze claim tegenstrijdig, maar het is waar. Een kortere time-to-hire hoeft zeker niet meer geld te kosten dan de ‘standaard’ time-to-hire. Een lagere time-to-hire is zelfs gecorreleerd aan lagere kosten. Mits het recruitmentproces optimaal wordt ingericht natuurlijk. De gemiddelde time-to-hire is ongeveer 3+ weken. Dat is lang. Werkzoekenden vinden het wachten op een reactie na een interview het meest frustrerende deel van het sollicitatieproces. Gemiddeld zijn werkzoekenden bereid om uiterlijk twee weken te wachten voor ze op zoek gaan naar andere kansen. Een groot deel van de jongste generatie op de arbeidsmarkt, Generatie Z, verwacht zelfs dat het sollicitatieproces 5 dagen of minder duurt. Wanneer de time-to-hire te hoog is, haken goede kandidaten dus af. Terwijl een lage time-to-hire juist bijdraagt aan een betere sollicitatie-ervaring. 

Werving optimaliseren: welke kanalen zet je in?  

Werving gebeurt voor het grootste gedeelte al digitaal. Via jobboards, sociale media of de eigen website. Maar worden deze kanalen wel optimaal ingezet? Het is niet efficiënt om met hagel te schieten en de vacature overal te verspreiden, ook al zou je denken dat het effectiever is. Echter kost het alleen meer tijd en geld als je je ook op kanalen blijft richten, die weinig opleveren. Ga liever te werk als een sluipschutter. Je moet precies weten waar jij je pijlen het best op kan richten. Daar is enig onderzoek voor nodig. Welke kanalen zijn het meest effectief voor deze vacature? Het optimaliseren van dit deel van het recruitmentproces levert tijdwinst op en verlaagt de kosten.  

Werven via sociale media 

Er is niet één kanaal dat voor iedereen het beste resultaat oplevert. Misschien levert een bepaald kanaal veel sollicitanten op, maar zijn veel van hen niet geschikt om uit te nodigen voor een eerste gesprek. Terwijl een kanaal dat misschien in totaal minder sollicitanten oplevert, wel betere sollicitanten op kan leveren. Maar over het algemeen is wel te stellen dat sociale media een steeds gebruikelijker instrument vormen om talent te werven. Uit onderzoek van Glassdoor is namelijk gebleken dat maar liefst 79 procent van de werkzoekenden sociale media gebruikt om een baan te vinden.

Ook als een potentiële sollicitant meer informatie wil hebben over de organisatie, wordt sociale media vaker ingezet dan de werkenbij- of bedrijfswebsite. Als sociale media voor jou effectieve kanalen zijn om in te zetten, kijk dan of je een deel kan automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een messenger-bot, voor als een geïnteresseerde vragen heeft. Zo kan de kandidaat in de oriëntatiefase gemakkelijk in contact komen met de organisatie. En kan er eventueel gesolliciteerd worden via LinkedIn? Een groot deel van de jongere generatie vindt het dubbel werk om zowel een cv als een LinkedInprofiel bij te houden. Het is dus interessant om te bekijken of het LinkedInprofiel van de kandidaat op zichzelf genoeg is voor selectiedoeleinden.  

Chatten met de recruiter 

Ook op andere platforms wordt de mogelijkheid om in gesprek te komen met de organisatie steeds vaker aangeboden. Zo kan je op de werkenbij-website van energiebedrijf Alliander tegenwoordig met een klik op de knop chatten met een recruiter. De kandidaat komt zo gemakkelijk in contact met de recruiter, die mee kan denken over al dan niet solliciteren op de vacature. Hierdoor wordt voorkomen dat onduidelijkheden of vragen een drempel worden om te solliciteren. Chatten voelt voor veel mensen laagdrempeliger dan een mail versturen. Daarnaast krijgt de kandidaat de vrijheid om contact op te nemen wanneer het hem of haar het beste uitkomt.  

Digitale selectie  

Het is voor de meeste (hogere) functies ook gebruikelijk om een assessment in te zetten om te achterhalen of de kandidaat over de juiste competenties beschikt. Of soms moet een opdracht gemaakt worden. Ook dat is vaak digitaal uit te voeren. Maar misschien op een iets andere manier dan gebruikelijk. Zo kan je voor een creatieve functie een schrijfopdracht geven. Of iemand die solliciteert op een salesfunctie de opdracht geven om jou iets te verkopen via een videocall.  

Online assessment tools 

Er zijn veel assessment-tools beschikbaar. Met deze tools kan je kandidaten screenen en ben je beter in staat om de perfecte match te vinden. Daarnaast bevatten deze tools vaak mogelijkheden om capaciteiten, kennis en vaardigheden te toetsen. Je kiest zelf welke tests relevant zijn voor de functie. Een secretaresse geef je bijvoorbeeld eerder een taaltoets dan een rekentoets. Het grote voordeel van deze online tools is dat de sollicitant de testen thuis kan maken. Er hoeven dus geen extra fysieke afspraken ingepland te worden. Dat scheelt een hoop tijd. Een aantal goede assessment-tools zijn Cubiks, MatchQ en Arctic Shores.  

Online afspraak maken 

Een van de meest genoemde bottlenecks in het recruitmentproces is het inplannen van een sollicitatiegesprek. Er gaan vaak veel mailtjes en belletjes over en weer voor het gesprek daadwerkelijk in de agenda staat. Het kost veel tijd en levert een grote administratieve last op. En tegelijkertijd haken sollicitanten af wanneer ze het gevoel krijgen dat de organisatie slecht georganiseerd is. Dat kan dus een stuk efficiënter. Bijvoorbeeld door sollicitanten de mogelijkheid te geven om online een afspraak te maken. Door meteen verschillende opties aan te bieden, hoeft de sollicitant alleen nog maar uit te zoeken welke optie hem of haar het beste uitkomt. Dat maakt het inplannen van gesprekken een stuk eenvoudiger én sneller. Door dit te automatiseren voorkom je daarnaast dat een tijdstip door meerdere sollicitanten geboekt wordt.  

Handige tools voor online afspraken 

Er zijn een heleboel tools om online afspraken mee te maken. Hieronder vind je een paar tools die goed beoordeeld worden. Al deze tools zijn beschikbaar in het Nederlands.  

Calendly 

Calendly is een gratis tool waar je gemakkelijk afspraken mee plant. Het werkt met Google-, Office 365-, en Outlook-agenda, zodat de afspraak meteen in je agenda komt te staan. Daarnaast kan je instellen dat er vrije ruimte wordt ingepland tussen twee afspraken in en dat er geen last-minute meetings ingepland kunnen worden.  

Youcanbook.me 

Een andere gratis tool voor het inplannen van afspraken is Youcanbook.me. Ook deze tool kan je integreren met je Google- en Outlook-agenda. Je kan automatische reminders en notificaties instellen, om no-shows te voorkomen. Deze tool is ook beschikbaar op mobiel.  

Yello 

Yello, een talent acquisition-platform, biedt ook software om gemakkelijk sollicitatiegesprekken in te plannen. Met deze software kan je automatisch een uitnodiging, bevestiging of reminder sturen. Zo bereid je je kandidaten ook goed voor. Deze tool is tevens te gebruiken op carrière events, zodat je ter plekke afspraken kan maken met sollicitanten. Ook deze tool is te integreren met een Google- of Outlook-agenda.  

Snelle en transparante communicatie 

Juist in deze tijd is het extra belangrijk om te letten op de snelheid en transparantie van de communicatie. De sollicitant moet volledig op de hoogte zijn van de procedure en de stappen waar deze uit bestaat. Zo moet hij of zij bijvoorbeeld ook ingelicht worden via welk programma het sollicitatiegesprek plaatsvindt. In welke taal dit gesprek zal worden gevoerd. En wie erbij aanwezig zullen zijn. Snelheid is hierbij van belang, want als het te lang duurt voor de sollicitant iets van je hoort, haakt deze af. En dat wil je niet. De communicatie met de sollicitant kan in de meeste gevallen ook geautomatiseerd worden. Plan de mails in op slimme momenten. Stuur bijvoorbeeld een dag voor het gesprek een reminder. Of stuur direct na het gesprek een mail waarin je bevestigt wanneer de sollicitant meer van je hoort.  

Online sollicitatiegesprek 

Sollicitatiegesprekken zullen voorlopig voornamelijk online plaatsvinden. Er zijn verschillende platformen die je hiervoor kan gebruiken. De meest gebruikte zijn Skype, Teams en Zoom. Een online sollicitatiegesprek gaat natuurlijk niet precies hetzelfde als een fysiek gesprek. Er zijn andere dingen om op te letten. Bijvoorbeeld op de verstaanbaarheid, de kwaliteit van de verbinding en de omgeving waar je in gaat zitten. Lees dit artikel voor zes tips over het voeren van een online sollicitatiegesprek.  

Aanname 

Veel mensen denken dat je alleen een goede beslissing kan maken over een sollicitant als je deze in het ‘echt’ hebt gezien. Toch je kan ook online een goede indruk van iemand krijgen. Misschien zelfs beter, omdat mensen zich thuis meer op hun gemak voelen dan in een nieuwe, onbekende omgeving. Sommige onderdelen bij het aannemen van een nieuwe medewerker gaan wel iets anders dan normaal. Zo kan de nieuwe medewerker niet naar het kantoor komen om het contract te ondertekenen. Deze zal dus digitaal opgestuurd moeten worden. Maak duidelijk aan de nieuwe medewerker hoe hij of zij een handtekening op het digitale document moet zetten. Dat kan heel makkelijk met bijvoorbeeld de Fill & Sign-functionaliteit in Adobe Acrobar Reader. Zorg er dan wel voor dat er genoeg ruimte is in het document voor de handtekening. Met de cursor is het nu eenmaal lastiger om een handtekening te zetten. Als recruiter moet je heldere instructies hierover meesturen met het contract. Daar doe je de wellicht minder digitaal onderlegde sollicitant een groot plezier mee. 

Onboarding 

Het is een gekke tijd om aan een nieuwe baan te beginnen. Zo is de nieuwe medewerker waarschijnlijk nog niet op de (fysieke) werkplek geweest als hij of zij begint. De spullen die nodig zijn om te werken moeten thuis afgeleverd worden, de ontmoeting met collega’s zal online plaatsvinden en je hebt minder zicht op hoe het gaat met de nieuwe werknemer. En dat zal voor de meeste functies voorlopig wel even zo blijven. Daardoor krijgt de nieuwe medewerker nog weinig mee van de cultuur op de werkvloer. Terwijl dat juist zo belangrijk is. En daarnaast ziet de nieuwe medewerker zijn of haar collega’s niet meteen elke dag. Kijk dus hoe de onboarding online georganiseerd kan worden.  

Het optimaliseren van het recruitmentproces kost dus wel wat tijd. Maar dat is het waard. Wanneer je het digitale recruitmentproces optimaal kan gebruiken, kan je efficiënter te werk gaan. Zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van werving of de candidate experience.