Offboarding: 6 tips om jouw medewerkers met een goed gevoel uit te zwaaien
Onboarding is voor de meeste arbeidsmarktprofessionals inmiddels gesneden koek. Menig organisatie zorgt voor een stevig onboardingproces, zodat de medewerker goed van start kan gaan in het bedrijf. Echter, het einde van de rit is vaak nog een ondergeschoven kindje: het moment dat de medewerker vertrekt. Maar als je dit goed aanpakt, heb je een ambassadeur voor het leven.
Het belang van een goede offboarding
Een goede offboarding brengt veel voordelen met zich mee. Mensen onthouden nu eenmaal de allereerste en allerlaatste werkdag het beste. Door werknemers met een goed gevoel te laten vertrekken, kijken ze positiever terug op hun tijd bij jouw organisatie. Die tijd zal voor altijd deel uitmaken van hun carrière. Mensen blijven nu eenmaal altijd een stukje verbintenis voelen met de organisatie waar ze hebben gewerkt, als ze daar fijne herinneringen aan hebben. Misschien dat ze een ander aanraden om bij jou te solliciteren of komen ze zelf ooit nog terug. Daarom is offboarding een belangrijke factor binnen employer branding.
Waar te beginnen?
De employee journey begint bij de eerste werkdag van de werknemer. In het verloop van deze reis zijn al een aantal momenten die je kan aangrijpen om medewerkers tot ambassadeur te maken van jouw organisatie. Offboarding is het laatste moment waar je dit kan doen. Dit proces gaat van start wanneer jij en de werknemer in kwestie allebei weten dat hij of zij de organisatie gaat verlaten. Of dat nu is vanuit zijn of haar eigen initiatief, of vanuit die van de organisatie: het vertrek gaat gebeuren. En afscheid nemen is zelden leuk. Maar op welke manier het dienstverband ook eindigt, je kan het positief afronden.
Dit moet je vooral niet doen
Er zijn talloze verhalen van ontevreden werknemers over hun ex-werkgever. Dingen die vaak genoemd worden zijn:
- Alleen nog rotklusjes mogen doen
- Buitengesloten worden van vergaderingen of nieuwe projecten
- Meteen uit de whatsappgroep gegooid worden
- Er geheimzinnig gedaan werd over het vertrek
- Niet betrokken worden bij het inwerken van de opvolger
- Er was geen (fatsoenlijk) afscheid georganiseerd
Van dit laatste punt heb ik ooit een heel goed voorbeeld gehoord. Een vrouw was altijd degene in haar organisatie die het afscheid van vertrekkende collega’s organiseerde. Toen ze zelf bij de organisatie vertrok, was er niemand die dat voor haar gedaan had. Dat gaf voor haar een wrange smaak aan haar vertrek. Na een aantal maanden belde de organisatie haar weer op. Of ze interesse had in een andere baan bij hen. Nou, je kan je voorstellen dat ze daar niet heel enthousiast over was.
Zo laat je medewerkers wél met een goed gevoel vertrekken
Afscheid nemen is zelden leuk. Maar het is de moeite waard om het goed te doen. Deze vijf tips helpen je op weg.
1. Plan tijd in voor een exitgesprek
Een goed exitgesprek kan je veel opleveren. De medewerker krijgt de kans om aan te geven wat er beter kan, maar ook wat hij of zij fijn vond aan het werken bij jeu. Deze input kan je gebruiken om de organisatie te laten groeien. Wellicht kan je dingen verbeteren, waarmee je andere medewerkers binnenhoudt. Zorg dus dat je tijd inplant voor dit gesprek. Maar doe dat niet meteen op het moment dat beide partijen weten dat er een afscheid aankomt. Geef jezelf en de medewerker de kans om het nieuws even te laten bezinken.
2. Maak afspraken over de communicatie
Geheimzinnigheid over het vertrek is voor niemand fijn. En het geeft grond voor roddels en onrust. Maak met elkaar afspraken hoe en wanneer collega’s worden geïnformeerd. Doe dit het liefst zo snel mogelijk. Bijvoorbeeld in een mail of roep het team even bij elkaar. Overleg met de vertrekkende medewerker wat hij of zij het fijnst hierin vindt. Spreek ook met elkaar af wat er wordt gecommuniceerd. Wat wordt de laatste werkdag? Wat wil je dat er als reden voor vertrek wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever genoemd worden of liever niet?
3. Zorg dat alles financieel en administratief op orde is
Er komt nogal wat papier- en regelwerk kijken bij een vertrekkende werknemer. En dat kan misverstanden en gedoe veroorzaken. Zorg dus dat dit op orde is en dat er duidelijke afspraken over zijn. Bijvoorbeeld wanneer de laptop, telefoon of auto van de zaak ingeleverd moeten worden. Maar je moet bijvoorbeeld ook regelen wat er gebeurt met overgebleven vakantiedagen, eventuele bonussen, vakantiegeld of terugbetalingsverplichtingen voor scholing. En is er bijvoorbeeld sprake van een concurrentiebeding?
4. Geef de medewerker zinvolle taken
Een veelgehoorde klacht is dat medewerkers zich de laatste paar weken van hun dienstverband nutteloos voelen. Ze krijgen geen nieuwe dingen meer te doen of krijgen alleen nog rotklusjes toebedeeld. En dat is zonde. Maak nog even gebruik van de kennis en kunde van deze medewerker! Geef hem of haar bijvoorbeeld een nieuw project om in vast te bijten. Dat wordt zeer gewaardeerd en je hebt er ook nog eens wat aan.
5. Betrek de medewerker in de overdracht
De taken van een vertrekkende medewerker verdwijnen meestal niet. Vaak nemen collega’s (een deel van) de werkzaamheden over of er wordt een nieuwe werknemer aangenomen. Betrek de medewerker in de overdracht van zijn werkzaamheden. Wie weet nou beter hoe alles werkt, dan de verantwoordelijke zelf? De medewerker voelt zich meer gewaardeerd om z’n kennis en jij weet zeker dat de werkzaamheden goed overgenomen worden. Win-win.
6 Maak van het afscheid een feestje
Niet dat je per se blij bent dat de medewerker jullie organisatie verlaat, maar dat wil niet zeggen dat er geen afscheidsfeestje gegeven mag worden. Dat is juist voor zowel de collega’s als de medewerker zelf een fijne gelegenheid om afscheid van elkaar te nemen en met een positief gevoel verder te gaan. Een goed afscheid verhoogt de moraal van het team. Het is voor de overblijvers een fijn idee dat ze bij jou een goed afscheid in het verschiet hebben.
