Offboarding: Waarom goed afscheid nemen essentieel is
In deze onzekere tijden is de kans aanwezig dat je afscheid moet nemen van (een aantal) medewerkers. Door het coronavirus staan veel banen op de tocht. Tijdelijke contracten worden niet verlengd. De KLM schrapt bijvoorbeeld al 1500 tot 2000 banen, waaronder veel flexbanen. Laat vetrekkende medewerkers niet weggaan met een rotgevoel. Zorg voor een goed afscheid, een goede offboarding. Dat geeft zowel de betreffende medewerker als de achterblijvende collega’s een goed gevoel.
Waarom is een goed afscheid zo belangrijk?
Veel HR-professionals zien inmiddels het belang in van een goede onboarding. De eerste paar weken tot maanden bij een nieuwe werkgever zijn essentieel. Maar de laatste dag van een werknemer is net zo belangrijk. Mensen onthouden namelijk vooral de eerste én de laatste werkdag, als ze terugkijken op een baan. En het is ook niet gezegd dat de werknemer die nu vertrekt, of het nu vrijwillig is of gedwongen, nooit meer terug kan komen. Je hebt diegene niet voor niets ooit aangenomen, toch? Medewerkers verdienen een volwaardig afscheid. Door goed afscheid te nemen van een medewerker, laat je zien dat je diegene waardeert.
Ambassadeurs en reviews
Iemand die met een goed gevoel vertrekt, zal daarnaast ook positiever spreken over de organisatie. Zo wordt diegene een soort ambassadeur van de organisatie. Hij of zij kan jouw organisatie aanbevelen aan anderen. Of misschien laat de ex-medewerker een online review achter over de organisatie op bijvoorbeeld werkgeverbeoordelingssite Glassdoor. Positieve mond-tot-mondreclame draagt bij aan een sterker employer brand. Als het straks weer beter gaat en nieuwe mensen aangenomen kunnen worden, heb jij als werkgever een streepje voor bij de talentvolste kandidaten. Per slot van rekening gaan werkzoekenden vaak op zoek naar (online) informatie over de organisatie, voor ze solliciteren. Maar de medewerker kan natuurlijk zelf ook uiteindelijk weer terugkeren bij de organisatie. Wanneer hij of zij met een goed gevoel weg is gegaan, is de kans veel groter dat diegene later terug wil keren (mét extra opgedane kennis en ervaring).
Offboarding is meer dan een cadeaubon geven
Offboarding is het laatste deel van de employee journey. Deze ‘levenscyclus van de medewerker’ moet in ieder stadium goed geregeld zijn. De employee journey is met name gericht op het aantrekken, behouden en betrokken houden van medewerkers. En voor de meeste HR-professionals is het al duidelijk dat het inwerktraject, ofwel de onboarding, niet meer een leuk extraatje is, maar een must-have. Een goed begin is tenslotte al het halve werk. Maar werknemers blijven niet meer hun leven lang bij dezelfde organisatie. Of dat vertrek nu het gevolg is van ondermaats functioneren, een gebrek aan financiële ruimte of de eigen keuze van de werknemer. Het is natuurlijk zonde om de employee journey van de medewerker af te sluiten met een het geven van cadeaubon. Daar is veel meer uit te halen!
Pijnlijk vertrek blijft hangen
Zoals eerder gezegd is zowel de eerste als de allerlaatste werkdag van groot belang. Dit zijn de dagen die de werknemer onthoudt als deze terugkijkt op deze baan. Stel bijvoorbeeld dat je op een feestje met iemand staat te praten. En diegene zegt alleen maar negatieve dingen over een ex-werkgever. Zou jij daar dan willen werken? Waarschijnlijk niet. Een pijnlijk afscheid blijft jarenlang hangen. Voorkom dit dus. Verwaarloos de vertrekkende medewerker niet in de laatste weken voor vertrek en voorkom al helemaal dat deze zijn eigen afscheidsfeestje moet organiseren. (Ja echt, dat komt voor!).
De ingrediënten van een goede offboarding
Er zijn een aantal dingen om rekening mee te houden wanneer je afscheid neemt van een medewerker. Zo moet je voor een goede offboarding voldoende aandacht besteden aan deze werknemer. En laat hem of haar nog even alle kennis en ervaring benutten. Dit zijn de belangrijkste dingen om te doen als een medewerker vertrekt.
Geef de vertrekkende medewerker een nuttige taak
Je kent de verhalen vast wel. Van mensen die in hun laatste maand alleen nog rotklusjes mochten doen. Of nergens meer bij betrokken werden. Je voelt op je klompen al aan dat deze mensen zich hier tamelijk naar van hebben gevoeld. Dat is helemaal niet nodig! Misschien denk je dat het raar is als je een vertrekkende werknemer nieuwe taken geeft, maar het zal je verbazen hoe goed het wordt ontvangen wanneer je dat juist wel doet. Denk aan een project. Iets waar ze nog even hun tanden in kunnen zetten. Zo laat je zien dat je deze werknemer waardeert. De werknemer zal met een veel positiever gevoel terugkijken op de laatste weken bij jouw organisatie.
Betrek ze bij de overdracht
De vertrekkende werknemer neemt natuurlijk ook ‘kennis’ met zich mee. Zorg dat hij of zij dit overdraagt aan collega’s. Of dat dit vastgelegd wordt. Zo kan de organisatie ook na het vertrek nog gebruik maken van deze kennis. Misschien is er, voor de werknemer vertrokken is, al een vervanger aangesteld. En wie kan er nu beter een vervanger inwerken dan de vertrekkende medewerker zelf? Die weet het beste wat de vervanger moet weten om snel aan de slag te kunnen.
Informeer de rest van de organisatie
Zo ben je eventuele roddels en speculaties voor. Je weet hoe snel dat kan gaan. Wellicht ontstaat er onzekerheid bij medewerkers over hun eigen functie. Wie moet de werkzaamheden op gaan vangen? Of misschien vrezen de overgebleven medewerkers na een (gedwongen) ontslag wel voor hun eigen baan. Probeer deze zorgen weg te nemen. Waarom gaat deze medewerker weg? En wat betekent dit voor de rest van het bedrijf? En zeker als de werknemer vertrekt, terwijl de meeste collega’s vanuit huis werken, moet de rest daar op tijd van op de hoogte zijn.
De administratie moet in orde zijn
Zorg dat de administratie op orde is. Maak ook vast de laatste salarisstrook klaar. Als de werknemer nog vragen en onduidelijkheden heeft hierover, kan hij of zij deze nog makkelijk stellen. In het meest ideale geval neem je de salarisstrook samen even door.
Houd een exit-gesprek
Communicatie is belangrijk. Hoe vond de werknemer het om bij jouw organisatie te werken? Geef de medewerker de ruimte om eerlijke feedback te geven. Wat kan er anders of beter? Het beste is als je deze verbeterpunten door weet te voeren als de werknemer nog bij de organisatie werkt, dan ziet hij dat je hem serieus neemt.
Organiseer een persoonlijk afscheid
De eerste én de allerlaatste werkdag zijn het belangrijkst voor hoe de werknemer terugkijkt op z’n tijd bij jouw organisatie. Zorg er dus voor dat de medewerker positief terugkijkt op de laatste werkdag. Zet de werknemer nog even in het zonnetje! Geef een persoonlijk cadeau, maak een videoboodschap met alle collega’s of organiseer een afscheidslunch. Softwarebedrijf AFAS geeft bijvoorbeeld iedere vertrekkende werknemer een afscheidsbox met onder andere een mok, een tissuedoos met de tekst ‘Eerste hulp bij heimwee’ en een sleutelhanger met een foto van de baas. Er staat een voorraadje van deze afscheidsboxen klaar. Zo is AFAS altijd voorbereid om iedere vertrekkende collega een fijn afscheid te geven. Laat zien dat je de werknemer waardeert, en dat hij of zij welkom is om later eventueel terug te keren bij de organisatie.
Terugkeer?
Want de deur openlaten, dat is in het geval van een vertrekkende medewerker een goed idee. Een goede kracht die met nieuw opgedane kennis en ervaring weer terug wil komen, is natuurlijk altijd welkom. En deze medewerker hoef je ook niet meer in te werken. Zorg er dus voor dat je met elkaar in contact blijft via LinkedIn, stuur een (digitaal) kaartje bij verjaardagen of organiseer een ‘alumni’-borrel met ex-collega’s.
Op een goede manier afscheid nemen van medewerkers heeft dus veel voordelen voor de organisatie. Op de korte én de lange termijn. Een goede offboarding versterkt het employer brand van iedere organisatie. Ook voor kleine bedrijven. Wil je gemakkelijke tips om aan jouw employer brand (waaronder offboarding) te werken? Bekijk dan deze whitepaper eens.