Door het coronavirus zit het grootste gedeelte van de Nederlandse bevolking thuis. Maar de werving van nieuw personeel gaat soms gewoon door. Deze rare tijden vragen om bijzondere oplossingen. Zo houden veel recruiters nu sollicitatiegesprekken online, bijvoorbeeld via Skype, Zoom of Teams. Zo voerde netbeheerder Alliander afgelopen week al ruim 100 sollicitatiegesprekken online. Maar dat vraagt natuurlijk wel enige aanpassing. Zo’n online gesprek gaat natuurlijk niet precies zoals een sollicitatiegesprek op kantoor. Wat zijn de dingen waar je aan moet denken voor een goed online sollicitatiegesprek?
Niets is zo vervelend als haperend beeld, geluid dat kraakt of een verbinding die wegvalt. Zorg er dus voor dat zowel jij als de kandidaat een goede internetverbinding heeft. Dan verloopt het gesprek meteen een stuk soepeler. Daarnaast moet je van te voren even checken of de camera en de microfoon goed werken. Bij Zoom kan je dat bijvoorbeeld doen met deze functie van Zoom. Zet pushmeldingen en andere notificatiegeluiden voor het gesprek tijdelijk uit. Niks is irritanter dan steeds meldingen horen van chatberichten of binnenkomende e-mails.
Een situatie zoals in de video hieronder wil je voorkomen. Het is niet bepaald professioneel en het leidt af als er veel om jou heen gebeurt. Denk aan huisgenoten die door het beeld lopen, met je proberen te praten of zelf geluid aan het maken zijn. Bereid je dus goed voor als je een online sollicitatiegesprek gaat houden. Ga alleen in een ruimte zitten met desnoods de deur op slot. Of brief je huisgenoten goed dat ze je met rust laten en stil zijn. Zorg er daarnaast ook voor dat je goed belicht bent. De kandidaat moet jou wel goed kunnen zien natuurlijk.
Naast je eigen voorbereiding, moet de sollicitant ook weten wat hij of zij kan verwachten. Als je alleen een link stuurt voor het online interview, kan dat een beetje ongemakkelijk voelen voor de sollicitant. Daarnaast moet hij of zij ook ervoor zorgen dat de techniek goed is, anders verloopt het gesprek alsnog niet soepel. Geef dus van te voren aan:
Ook al heb jij een goede verbinding, de kwaliteit van het geluid kan alsnog minder zijn. Praat dus wat langzamer. Dan ben je beter te verstaan voor je gesprekspartner. Het wisselen tussen praatbeurten is online ook wat lastiger, omdat je wat minder sociale cues krijgt. Pauzeer daarom even voordat je zelf het woord weer neemt. Dan weet je zeker dat de sollicitant uitgesproken is en praat je niet door elkaar heen.
Tijdens een online gesprek kan het snel gebeuren dat je iets niet helemaal goed verstaat. Vraag of de sollicitant even rustig wil herhalen wat hij of zij zojuist zei. Maar zorg er ook voor dat de kandidaat jou goed heeft begrepen. Controleer dus nog een keer extra of er geen misverstanden zijn ontstaan. Reken een sollicitant er dan ook niet op af als die jou regelmatig vraagt om iets te herhalen. Bij een normaal gesprek vind je dat misschien nogal vreemd, maar bij een online gesprek gebeurt het nu eenmaal sneller dat er even iets niet goed ging met het geluid.
Zorg ervoor dat de sollicitant echt het gevoel heeft dat jij persoonlijke aandacht hebt voor hem of haar. Dat doe je door richting de camera te kijken. Dat geeft een gevoel van oogcontact. Als jouw camera ver van het scherm is waar je gedurende het gesprek naar kijkt, voelt dat heel onpersoonlijk. En je wil de sollicitant natuurlijk een fijne sollicitatie-ervaring bieden.
Zorg er voor dat jij, ook nu iedereen zo veel mogelijk thuis moet blijven, alsnog sollicitatiegesprekken kan blijven voeren. Het is natuurlijk zonde om het recruitmentproces uit te moeten stellen. En om urgente vacatures te kunnen invullen, is dat al helemaal belangrijk. Wellicht worden online sollicitatiegesprekken in de toekomst door de coronacrisis (nog) gebruikelijker.