Sollicitanten moeten afwijzen? Profiteer ervan!

Omdat het in een krappe arbeidsmarkt moeilijk is om voldoende gekwalificeerde sollicitanten aan te trekken, moet de ervaring die deze sollicitanten hebben tijdens het sollicitatieproces optimaal zijn. Anders haken zij af en loop jij goede kandidaten mis. En ben je de tijd en het geld die je in hen hebt gestoken kwijt. Maar denk tevens aan de groep sollicitanten die je afwijst. Ook voor hen is het belangrijk om een goede candidate experience te hebben.

Recruiters hebben het drukker dan ooit. Toch kun je maar beter de tijd nemen om ook afgewezen kandidaten een reactie te geven, want meer dan de helft van de sollicitanten die zich niet goed behandeld voelt, reageert nooit meer op jouw vacatures. Zonde, want wellicht waren ze voor een andere vacature wél de ideale match. Neem daarom de tijd om een persoonlijk bericht te sturen aan iedere sollicitant, ook de afvallers.

Dit is waarom een goede afwijzing cruciaal is

Hoe jij omgaat met afgewezen kandidaten, heeft een grote invloed op hoe zij de candidate experience beoordelen. Bij de selectieronde is een bericht (met reden!) voldoende, maar als een kandidaat op gesprek is geweest is het beter om even te bellen. Maar er zijn meer redenen waarom je altijd moet reageren op afgewezen kandidaten:

1. Een sollicitant heeft tijd en moeite gestoken in z’n sollicitatie. Het minste wat je daarvoor terug kan doen is een persoonlijke reactie daarop geven.
2. Iemand die nu niet past bij de functie, kan bij een volgende vacature wél een ideale kandidaat zijn. Als je nu niets van je laat horen, kun je wel vergeten dat diegene nog een keer bij jou solliciteert: 69 procent van de kandidaten met een negatieve candidate experience solliciteert niet meer bij de betreffende organisatie.
3. Hoe jij een kandidaat afwijst, bepaalt de beeldvorming van jouw werkgeversmerk. Vergeet niet dat mensen slechte sollicitatie-ervaringen aan anderen doorvertellen, dus je hebt ook nog eens te maken met mond-tot-mondreclame. Maar liefst 72 procent van de kandidaten die een slechte ervaring heeft gehad, vertelt dit door aan anderen. Bijvoorbeeld aan vrienden of op werkgevers-reviewplatforms als Glassdoor.
4. 64 procent van de kandidaten neemt minder snel een product of dienst af van de organisatie als ze een slechte candidate experience hebben gehad. Een bekend voorbeeld daarvan is Virgin Media.

Zo profiteer jij van een goede afwijzing

Genoeg redenen om een slechte afwijzing te voorkomen. Maar een goede afwijzing levert jou ook direct wat op. Zo versterkt een goede candidate experience jouw werkgeversmerk, loop je geen talent mis en is de kans groot dat je juist positieve mond-tot-mondreclame krijgt. Want misschien raadt een afgewezen sollicitant jouw organisatie wel aan bij een andere geschikte kandidaat, die hierdoor al een goed beeld heeft van hoe jouw organisatie met sollicitanten omgaat.

Meer weten over de effecten van de candidate experience? Lees dan ook: 6 redenen waarom jij bezig moet zijn met de candidate experience

Maar daar heb ik helemaal geen tijd voor!

Ja, de hete adem van de hiring manager in je nek, die voel je wel. Die heeft liever vandaag dan gisteren een nieuwe medewerker. Wie heeft er dan tijd om iedere kandidaat een persoonlijk bericht te sturen? In de ideale wereld geef je iedere kandidaat een unieke reactie, maar in drukke tijden is dat niet altijd realistisch. Wat je wel kan doen is een aantal templates maken. Voor de meeste functies zijn er een aantal vaste redenen om mensen af te wijzen. Als je voor deze meest voorkomende redenen een template maakt, hoef je die alleen nog maar op een enkel detail in te vullen. Iedereen een persoonlijke afwijzing sturen is dan nog slechts een kleine moeite.

4 ingrediënten voor een persoonlijke afwijzing

Hoe ziet een persoonlijke afwijzing er dan uit? Een goede afwijzing bevat deze vier elementen:

1. Het heeft een positieve toon en voelt warm en menselijk aan
2. Je geeft aan dat je de interesse in de vacature waardeert
3. Je geeft een duidelijke reden waarom je tot je keuze bent gekomen
4. Je biedt de mogelijkheid om contact op te nemen voor feedback

Als het een sterke kandidaat was, kan je ook om toestemming vragen om zijn of haar profiel te bewaren voor toekomstige vacatures.

Match de afwijzing met jouw employer brand

Maar een afwijzing kan je ook persoonlijk maken door de toon die je kiest. Zorg ervoor dat de toon en stijl past bij jouw employer brand. Zegt jouw organisatie hip en innovatief te zijn? Laat dit dan ook terugkomen in je afwijzing. Een saaie standaard afwijzing in wollige ambtenarentaal, breekt jouw zorgvuldig opgebouwde employer brand zo in duizend stukjes.

Lees ook: In 5 stappen naar een succesvol employer brand

Als je een stapje extra wilt zetten

Deze organisaties gaan zelfs nog een stapje verder om afgewezen kandidaten een goede candidate experience te bieden.

1. Iets krijgen en weggeven van Rituals

Inmiddels een bekend voorbeeld binnen recruitment: Rituals. Iedere sollicitant krijgt een bedankkaartje en een sample, iedereen die op gesprek mag komen krijgt een cadeautje. Niet alleen voor zichzelf, maar ook een om weg te geven. Slim, want een cadeautje krijgen is natuurlijk altijd fijn (zeker als het een goed product is dat iedereen wel kan gebruiken), maar Rituals bereikt met deze actie ook meteen anderen. Daarnaast snapt deze organisatie dat wat het merk uitstraalt overeen moet komen met wat je in het recruitmentproces ervaart.

Meer over dit voorbeeld lees je in: Het optimaliseren van het recruitmentproces

2. Een kaartje op z’n Tony’s

Tony’s Chocolonely stuurt een bedankkaartje met een reep chocolade bij iedere afwijzing. Wat onderscheidend is is de tone-of-voice, die heel authentiek is voor het merk. Het employer brand is bij Tony’s tot in detail doorgevoerd, dat laten zij hier goed mee zien. De boodschap is niet per se persoonlijk, maar doordat het merk zo onderscheidend is, klopt het wel. En chocolade is natuurlijk altijd goed troostvoer .

3. Op spreekuur bij het Reinier de Graaf ziekenhuis

Het Reinier de Graaf ziekenhuis gaat nog een stapje verder. Deze nodigt afgewezen sollicitanten uit om op ‘spreekuur’ te komen. Zij mogen dan in 15 minuten in gesprek gaan, bijvoorbeeld om toelichting te krijgen op wat goed was aan de sollicitatie of wat verbeterpunten zijn. In sommige gevallen is een kandidaat alsnog aangenomen, omdat in het gesprek blijkt dat iemand meer kan dan op z’n cv staat.

Lees ook: iPhone cadeau als je 6 maanden bij McDonald’s blijft werken

Ideeën om een goed gevoel achter te laten bij afgewezen kandidaten

• Goodiebag met samples of fullsize versies van jouw product. Is dit in jouw geval niet mogelijk? Dan kan je ook spulletjes nemen die je toch al ter promotie gebruikt (pennen, waterflessen, etc).
• Giftcard voor koffie of lunch
• Korting op jouw producten/diensten
• Handgeschreven briefje

Let op!

Maar let op! Hoeveel energie je steekt in het afwijzen van een kandidaat, kan een candidate experience die eerder in het proces al slecht was nooit volledig compenseren. Maar het is wel een belangrijke afsluiter van de candidate experience voor deze kandidaten. Een persoonlijke, warme afwijzing bieden of een extraatje weggeven is een aanrader als jij gaat voor het WAUW-effect.