Sollicitatiegesprekken voeren als werkgever [checklist]
Sollicitatiegesprekken vormen een essentieel onderdeel van het recruitmentgesprek. Want dit is het moment om dieper in te gaan op de vaardigheden en werkervaring die de sollicitant heeft genoemd in z’n cv. En kom je erachter of dit de juiste persoon is voor de job. Een slechte match kost immers veel tijd en geld, dus het is belangrijk dat je meteen de juiste match vindt.
Hieronder vind je een checklist met alles waar je aan moet denken als je een sollicitatiegesprek voert. Zo voorkom je dat je een verkeerd beeld krijgt van een kandidaat of mensen afschrikt. En neem je meteen de beste kandidaat aan.
Inhoud checklist
De checklist is opgedeeld in 5 fasen:
- Voorbereiding
- Begin gesprek
- Tijdens het gesprek
- Einde gesprek
- Na het gesprek
Voor al deze fasen zijn er een aantal belangrijke zaken waar je aan moet denken of die je moet doen, om het sollicitatiegesprek succesvol te laten verlopen.
1. Voorbereiding
Bedenk waar de kandidaat aan moet voldoen (intake)
Om de beste kandidaten door te laten gaan, moet je wel bepalen waar je hen op beoordeelt. Je kan immers niet de best passende kandidaat selecteren als je niet weet waar hij of zij aan moet voldoen. Dat moet vooraf gebeuren, want anders kan je geen eerlijke vergelijking maken tussen verschillende kandidaten. De vacature-intake die je hebt gedaan met de opdrachtgever of hiring manager zou je de nodige informatie moeten geven. Kom je er naar aanleiding van de intake toch niet uit? Neem dan nog een keer contact op met de opdrachtgever of de hiring manager.
Wie zitten bij het gesprek?
Een sollicitatiegesprek voer je lang niet altijd alleen met de sollicitant. Het komt regelmatig voor dat er nog een of twee personen aanwezig zijn bij het gesprek, zoals de directe manager of collega. Zij gaan dagelijks met deze persoon werken, dus weten zij als geen ander wie er past bij het team en de functie. Daarnaast heb je zo de mogelijkheid om te sparren over de geschiktheid van de kandidaat. Spreek ruim voor aanvang van de sollicitatiegesprekken af wie aanschuiven en laat dit ook weten aan de sollicitant.
Maak een ruime planning
Plan genoeg tijd in rondom het gesprek. Ga niet van afspraak naar afspraak, want dan is het lastiger om volledig te focussen en zit je misschien al met je gedachten bij de volgende meeting. Zorg dat je minstens 5 minuten voor en na het gesprek vrij houdt, dat verkleint de kans op stress. Merk je dat het plannen van sollicitatiegesprekken veel tijd kost? Een gratis tool als Calendly kan uitkomst bieden.
Reserveer een geschikte ruimte
Een ander belangrijk onderdeel om van tevoren te regelen is de locatie waar het gesprek plaatsvindt. Het is nogal awkward als blijkt dat de ruimte waar jij het gesprek wilde doen bezet is. Reserveer dus op tijd een plek als het gesprek live plaatsvindt en geef ruim op tijd door aan de sollicitant waar hij of zij zich moet melden. Is het sollicitatiegesprek online? Zorg dan dat de sollicitant de uitnodiging op tijd krijgt en ga in een geschikte ruimte zitten waar je niet gestoord of afgeleid wordt.
Lees ook: Kandidaten kritischer beoordeeld bij online sollicitatiegesprek
Stuur sollicitant de nodige informatie
Zoals hierboven al een aantal keer is aangestipt, is het belangrijk dat de sollicitant tijdig alle relevante informatie heeft over het sollicitatiegesprek. Wanneer het gesprek is, waar hij of zij verwacht wordt, hoe lang het gesprek gaat duren en wie er allemaal bij zullen zijn. Stip ook kort het verloop van het gesprek even aan: waar ga je het over hebben? Dit neemt vaak wat nervositeit weg bij kandidaten, omdat velen extra zenuwachtig worden als ze niet weten wat ze kunnen verwachten. Stuur deze informatie in ieder geval een week van tevoren, want dan heeft de sollicitant genoeg tijd om zich voor te bereiden. Voeg ook je contactgegevens toe, voor het geval de sollicitant het gesprek moet afzeggen of verzetten.
Bereid vragen voor
Het is handig als je vooraf een aantal vragen voorbereidt. Zo sta je niet met je mond vol tanden en weet je zeker dat je alles vraagt wat je wilt weten. Daarnaast zorg je er zo voor dat je bij alle kandidaten ongeveer dezelfde dingen vraagt. Maar ook, hoe formuleer je je vragen? De manier waarop je je vraag formuleert, heeft namelijk invloed op het antwoord. In het artikel Stel jij de goede vragen tijdens een sollicitatiegesprek lees je daar meer over.
Wees je bewust van vooroordelen
Een grote oorzaak van verkeerde hires zijn vooroordelen op basis van een eerste indruk. Hoe komt dat? Omdat we sneller geneigd zijn om gemakkelijkere vragen te stellen als we meteen een goed gevoel bij iemand hebben. En het tegengestelde is ook waar: als je een negatieve eerste indruk hebt gekregen, is de kans groter dat je kritischere vragen stelt. Daar kan je niet altijd wat aan doen, want het is iets heel natuurlijks om onbewust snel een oordeel te vellen. Maar houd dit wel in je achterhoofd voor je het gesprek in gaat. Dit is overigens nog een reden om van tevoren al vragen op te stellen, zo help je jezelf om objectiever naar de sollicitant te kijken.
2. Begin gesprek
Stel kandidaat op gemak
Bij de start van het gesprek is het belangrijk om de kandidaat op z’n gemak te stellen. Het is doodnormaal om zenuwachtig te zijn voor een sollicitatiegesprek, maar dat is natuurlijk niet hoe iemand altijd is. Om een realistischer beeld van iemand te krijgen is het daarom handig om te proberen wat zenuwen weg te nemen. Dit doe je door wat over koetjes en kalfjes te praten, even wat te drinken aan te bieden of een grapje te maken. Dit is ook een goede timekiller als je bijvoorbeeld nog even moet wachten op een eventuele gesprekspartner.
Stel jezelf, eventueel andere gesprekspartner(s) en bedrijf kort voor
Het klinkt misschien als een vanzelfsprekendheid, maar toch vergeten sommigen om zichzelf, de andere gesprekspartners of het bedrijf voor te stellen. Vertel naast je naam kort wat je doet en geef een beknopte omschrijving van de organisatie en de functie. Zo weet de sollicitant wie hij of zij tegenover zich heeft zitten.
3. Sollicitatiegesprek voeren
Luister meer dan je praat
Misschien heb je het zelf ook wel eens meegemaakt: dat mensen die sollicitatiegesprekken voeren aan de werkgeverskant, zelf voor het grootste gedeelte aan het woord zijn. Dat is geen handige manier om erachter te komen of degene tegenover je past bij de functie en de organisatie. Zorg dat je meer luistert dan praat. Natuurlijk hoef je niet per se alleen beknopte antwoorden te geven als de sollicitant vragen heeft aan jou, maar zorg dat de balans goed blijft. Een goed gesprek is natuurlijk geen eenrichtingsverkeer.
Gebruik de STARR-methode
Veel recruiters maken gebruik van de STARR-methode in sollicitatiegesprekken. Dit is een gesprekstechniek. STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie. Sollicitanten willen zichzelf natuurlijk zo goed mogelijk presenteren, maar dat levert niet altijd een realistisch beeld op. Door STARR te gebruiken, krijg je een concrete omschrijving van een situatie. Je vraagt dan naar de situatie waarin het voorbeeld zich afspeelde, welke taak de sollicitant daarin had, welke actie is ondernomen, wat het resultaat hiervan was en of hij/zij dit in de toekomst hetzelfde of anders zou aanpakken. Door STARR te gebruiken krijg je dus een vollediger en realistischer beeld van de competenties van de sollicitant.
Maak aantekeningen
Maak tijdens het gesprek aantekeningen. Van de antwoorden die de kandidaat heeft op jouw vragen, maar ook over andere dingen die je opvallen of die je opmerkt. Maak hier twee apartje kolommen voor vrij. Aantekeningen zorgen ervoor dat je je gemakkelijker dingen herinnert van een bepaalde kandidaat en voorkomt dat je mensen door elkaar haalt. Beperk je wel tot de belangrijkste woorden of zinnen. Het is niet mogelijk om in een sollicitatiegesprek alles te noteren. Dat maakt ook het gesprek er niet beter op. Door alleen kernwoorden op te schrijven, behoud je gemakkelijker de balans tussen schrijven en actief luisteren.
Gebruik de LSD-gesprekstechniek
Ken je de LSD-methode al? Dit is een belangrijke gesprekstechniek, die het gemakkelijker maakt om een goed beeld te krijgen van iemand. De afkorting staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Wanneer je luistert naar iemand, kan je door zijn/haar antwoord samen te vatten en op basis daarvan door te vragen, tot meer en betere informatie komen. Het is een natuurlijke gesprekstechniek, waarmee je tegelijk ook kan checken of je de ander goed begrepen hebt. Zorg dat je deze techniek af en toe toepast tijdens het gesprek.
Vertel iets over functie, bedrijf en werksfeer
Zoals eerder genoemd is een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer. Jij hebt vragen voor de sollicitant, maar hij of zij heeft waarschijnlijk ook vragen voor jou. De sollicitant wil natuurlijk ook weten of zij past bij de organisatie. Op relevante momenten kan je hier al op aanhaken. Vertel dan bijvoorbeeld over de functie, het bedrijf, de sfeer of het team. Zorg ook, zeker als de directe manager of collega er niet bij is, dat je de antwoorden op vragen over deze aspecten paraat hebt.
Kritisch, maar behoud positieve sfeer
In een sollicitatiegesprek mag je best kritisch zijn op wat de ander te zeggen heeft. Hiermee geef je hem of haar de kans om zaken beter te onderbouwen of een duidelijke toelichting te geven. En uiteindelijk wil je de beste kandidaat selecteren, dus enige kritiek mag best. Waak er alleen wel voor dat je de sfeer niet kil of vijandig maakt. De kandidaat moet natuurlijk een positief gevoel overhouden aan de organisatie, wil je dat hij of zij bij jou komt werken.
4. Einde gesprek
Heeft de sollicitant nog vragen?
Zorg dat de sollicitant genoeg ruimte heeft gehad voor zijn/haar vragen. Een sollicitatiegesprek is er natuurlijk ook voor bedoeld dat de kandidaat een beter beeld krijgt van de functie en de organisatie, om z’n keus goed te kunnen maken. Vraag daarom aan het eind van het gesprek nogmaals of de sollicitant nog vragen heeft.
Vertel verdere verloop procedure: wanneer kan de kandidaat iets van je horen?
Verwachtingsmanagement is belangrijk om in de gaten te houden. Want als het niet duidelijk is wat de sollicitant van je kan verwachten, kan dat leiden tot frustratie of onzekerheid. En dan bestaat de kans dat de kandidaat afhaakt. Geef daarom aan het eind van het gesprek aan hoe het proces verder zal verlopen en wanneer de kandidaat iets van je te horen krijgt.
5. Na gesprek
Probeer niet te veel af te gaan op de eerste indruk
Zoals eerder gezegd is jezelf laten beïnvloeden door een eerste indruk een belangrijke oorzaak van een slechte hire. Naast dat je je hier bewust van bent voor je het gesprek in gaat, is het ook goed om zo’n 30 tot 60 minuten na het gesprek pas te besluiten of het een ‘ja’ of ’nee’ wordt. Als je zo lang kan wachten met een beslissing nemen, kom je vaak zelf tot de ontdekking dat je misschien negatief dacht over iemand omdat hij of zij zo zenuwachtig was. Of juist positiever was over iemand dan diegene eigenlijk verdient. Misschien was je eerste gevoel meteen goed, dat kan natuurlijk ook.
Verwerk aantekeningen
Als je aantekeningen hebt gemaakt van het gesprek, zorg dan dat je deze op een logische plek bewaart met je andere aantekeningen van gesprekken voor deze functie. Zo raak je geen aantekeningen kwijt en kan je een betere vergelijking maken tussen verschillende kandidaten. Je kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om je aantekeningen allemaal te verwerken in een Word-bestandje.
Plan vervolg
Zorg dat je een dag prikt waarop je kandidaten laat weten of je hen door laat gaan naar de volgende stap in de sollicitatieprocedure. Dit is belangrijk om te doen, ook voor de mensen die je gaat afwijzen. Het gebeurt nog te vaak dat het weken tot maanden duurt voor sollicitanten na het gesprek een reactie krijgen. Dit is niet bevorderlijk voor je Candidate Experience en de reputatie van de organisatie.
Kan je al deze punten afvinken? Dan heb jij je goed voorbereid en heb je aan alle belangrijkste dingen gedacht tijdens en na het sollicitatiegesprek.