Sollicitatiegesprekken voeren als werkgever met heldere gesprekstechnieken

Mandy Bakker 23 december 2022 5 min
Categorieën: Selecteren, Sollicitatiegesprek

Een sollicitatiegesprek is een essentieel onderdeel om de juiste kandidaat te selecteren voor de baan. Dat wil je goed voorbereiden met de juiste sollicitatievragen. Zo voorkom je dat je een verkeerde keuze maakt, die uiteindelijk meer tijd en geld kost.

Hoe voer je als werkgever sollicitatiegesprekken? Dat begint met de juiste gesprekstechnieken, die ik hier verder toelicht.

 

Vier stappen voor een heldere opbouw van het sollicitatiegesprek

  1. Voorbereiding met het 4A-model
  2. STARR-methode: uitleg en voorbeeldvragen
  3. LSD-gesprekstechniek
  4. Evaluatie

1.      Voorbereiding met het 4A-model

Een eerste indruk maak je als werkgever maar één keer. Zorg ervoor dat je voldoende tijd stopt in de voorbereidingen van het sollicitatiegesprek. Volgens het 4A-model bestaat de opbouw van het sollicitatiegesprek uit vier onderdelen:

Aanvang

Dit is hoe je de sollicitant ontvangt. Een medewerker wijst de sollicitant de weg en schenkt alvast wat drinken in. Je begroet de sollicitant en neemt eventueel de jas aan. Vooraf reserveer je al een ruimte, zodat je niet gestrest op het moment zelf hoeft te zoeken naar een beschikbare plek. Dat komt onprofessioneel over.

Met een laptop of notitieblok maak je de aantekeningen tijdens het gesprek. Voor een sollicitant kan een eerste gesprek spannend zijn. Open daarom luchtig het gesprek. Bedank de sollicitant voor het solliciteren en stel jezelf (en de organisatie) eerst kort voor. Daarna geef je het woord aan de sollicitant.

Analyse

Tijdens de analyse stel je de sollicitant vragen en achterhaal je of het een match is voor de functie. Dat doe je door gebruik te maken van slimme gesprekstechnieken: de STARR-methode en LSD-techniek. Met de STARR-methode kom je achter de competenties van de sollicitant. LSD staat voor luisteren, samenvatten en doorvragen, daarmee stel je zeker dat je elkaar goed begrijpt en haal je meer uit een vraag.

Advies of organisatie-aanbod

Heb je een goed beeld gekregen van de sollicitant? Dan bespreek je het vervolg en wanneer de sollicitant meer hoort. Natuurlijk kan dit ook gelijk, als je al een goed gevoel hebt. Tijdens een sollicitatieprocedure is het niet vreemd wanneer je twee en soms meer gesprekken voert. Zolang de sollicitanten goed weten wat hen te wachten staat tijdens het sollicitatieproces.

Afrondende fase

In het sollicitatiegesprek geef je de sollicitant ook ruimte voor het stellen van vragen. Een mooi moment is om achteraf nog eens vast te stellen of er onduidelijkheden of opmerkingen zijn. Beantwoord eventuele onduidelijkheden en vat nog eens samen wat de vervolgstappen zijn. Bedank jouw gesprekspartner voor de tijd. En geef aan wanneer de sollicitant uiterlijk een reactie ontvangt. En belangrijk: houd je ook écht aan de gemaakte afspraken. Want ook bij afgewezen kandidaten wil je geen vervelende indruk achterlaten door diegene onnodig te laten wachten op een antwoord.

Tip! Bedenk ook hoe je het rotgevoel bij een afgewezen kandidaat kunt wegnemen. Bijvoorbeeld door een bedankkaartje te sturen, of een persoonlijke boodschap met een klein geschenk.

Je kent nu de structuur van een sollicitatiegesprek. Vervolgens gaan we dieper in op de gesprekstechnieken die je in de basis nodig hebt.

 

2. STARR-methode

De STARR-methode is een effectieve manier om tijdens het sollicitatiegesprek achter de competenties van jouw sollicitant te komen. Dit wordt in de basis veel gebruikt tijdens sollicitatiegesprekken, zo ook door recruiters en HR-professionals. STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Door het stellen van open vragen kom je achter de competenties van de sollicitant. Waarom is dat belangrijk? Hierdoor krijg je een beter beeld van iemand en hoe die omgaat in bepaalde situaties op de werkvloer.

De vier stappen van de STARR-methode

Hoe werkt de STARR-methode precies? In vier stappen kom je tot de juiste gesprekstechniek en weet je wat je kunt vragen.

Stap 1. Bepaal de kerncompetenties van de functie vooraf

Voordat het sollicitatiegesprek plaatsvindt moet je weten welke competenties een kandidaat nodig heeft om de functie uit te voeren. Als het goed is heb je die eerder opgesteld tijdens de cv-selectie.

Nog niet? Maak dan eerst een lijst met de competenties die een kandidaat nodig heeft. En een lijst met soft skills die ook nuttig zijn, maar niet per se verplicht. Houd de vacaturetekst ernaast en bespreek dit met een medewerker, die de functie-inhoud ook kent.

Het sollicitatiegesprek is gepland en de kandidaat heeft alle nodige informatie over de datum, het tijdstip en de locatie ontvangen.

Stap 2. Noteer STARR-vragen die passen bij de competenties

Om een duidelijk beeld te krijgen van veelgestelde vragen die je tijdens het sollicitatiegesprek stelt bij de STARR-methode, zetten we de vragen op een rij.

Situatiegerichte sollicitatievragen

  1. Kun je een voorbeeld noemen van een recente situatie, waarin je …?
  2. Wat gebeurde er toen precies?
  3. Wie waren betrokken bij de recente situatie?
  4. Waar speelde deze situatie zich af?
  5. Wanneer vond dit plaats? Een competentie van een sollicitant wil je achterhalen op basis van een recente situatie. Een gebeurtenis van 20 jaar terug zal (vermoedelijk) niet heel actueel meer zijn voor iemands huidige loopbaan.

Taakgerichte sollicitatievragen

  1. Wat was jouw rol/taak daarin?
  2. Welke verwachtingen hoorden daarbij?

Actiegerichte sollicitatievragen

  1. Wat heb je gedaan om jouw doel te bereiken?
  2. Hoe heb je dat aangepakt?
  3. Welke stappen heb je uitgevoerd?

Resultaatgerichte sollicitatievraag

Wat was het resultaat van jouw actie?

Reflectie sollicitatievragen

Zou je dit een volgende keer op dezelfde manier aanpakken? Zo ja/nee, waarom?

Vat het verhaal van de sollicitant samen en vraag eventueel door. De waarom-vraag wordt daar veel voor gebruikt. Of de vraag: ‘Kun je dat verder toelichten?’.

 

3. Voer het sollicitatiegesprek

De gesprekstechniek STARR-methode kun je goed combineren met de LSD-techniek. Deze luister- en gesprekstechniek staat voor Luisteren, samenvatten en doorvragen en is een belangrijke manier om wat dieper tot de kern te komen van een verhaal. Daarnaast vat je af en toe gesprekken samen, zodat je zeker weet dat je elkaar begrijpt.

4. Bespreek het resultaat

Welke ervaringen en competenties sprongen er echt uit tijdens de sollicitatie? Wat kan de sollicitant nog leren op de werkvloer? Welke competenties misten? En kan dit in de toekomst verder ontwikkelt worden met een opleiding of training? Zodra het gesprek nog vers in jouw geheugen zit, wil je nagaan of de kandidaat geschikt is voor de functie. Samen met een andere collega is het slim om de sollicitanten nog eens te vergelijken met de uitkomsten. Wie sprong eruit? Zo kun je een terugkoppeling geven aan de kandidaten.

Vind je het nog lastig om de juiste vragen te stellen? Door te oefenen met een open en eerlijke blik leer je de juiste sollicitatievragen te stellen. Weet dat de kracht ook in het luisteren naar de sollicitant zit, zonder dat je zelf invulling geeft aan de vragen. Of een (onbewust) oordeel vormt van iemand. Dat wil je vermijden. Toon dus oprechte interesse. Een leestip is het boek ‘Socrates op sneakers’ van Elke Wiss. Daarin geeft ze inzichten in het stellen van de juiste vragen en waarom de één wel werkt en de ander niet.

Lees ook: Vijf vragen die je niet meer moet stellen tijdens een sollicitatiegesprek – en een alternatief

Veel succes!