Zo breng je in 7 stappen de vacature helder in kaart
Als HR- of uitzendprofessional krijg je de vraag om een vacature te vervullen. Daarvoor kun je een oud functieprofiel uit het archief trekken. In de meeste gevallen is dit niet meer actueel en val je daarmee ook niet op tussen de concurrentie die op zoek is.
Functies veranderen, daarom wil je goed uitstippelen voor wie je een vacaturetekst schrijft. Wat de functietitel is en welk takenpakket daarbij hoort.
Vragen die je wilt stellen tijdens de inventarisatie
Hoe ga je goed voorbereid aan de slag? In deze blog leggen we uit hoe je de inventarisatie voor de vacature zelf doet. Zo kun je met dit stappenplan gelijk aan de slag. Goed om te weten: met een inventarisatie stel je een functieprofiel op. Daar schreven we eerder een artikel over.
Lees ook: Begin je zoektocht naar kandidaten goed met een helder functieprofiel
In zeven stappen naar een duidelijk doel
Stap 1. Hoe is de vraag ontstaan?
Voordat je alles op alles zet om een potentiële kandidaat te vinden, wil je weten hoe de vraag is ontstaan. Gaat het om een tijdelijke functie, vanwege zwangerschapsverlof. Groeit het team zo hard en is er behoefte aan invulling van de vraag. Of gaat het om een totaal nieuwe functie? Als je weet hoe de vraag ontstaat, dan kun je hierop inspelen.
Voorbeeld
Een mooi voorbeeld van een nieuwe functie met een creatieve manier van werven, is dat van de provincie Utrecht. Met het concept ‘Bedenk je eigen baan’, mag je zelf invulling geven aan de stikstofproblematiek. Dit unieke concept trekt de aandacht en laat potentiële sollicitanten zelf meedenken.
Stap 2. Plan een brainstormsessie
Wanneer je een vacature wilt vervullen, zit daar vaak haast achter. Bedenk eerst goed naar wie je op zoek bent, waarom en hoe de functie eruitziet. Want uiteindelijk kost het je alleen meer tijd en geld als de focus niet goed ligt.
Maak een afspraak met de manager, marketeer, HR-professional en/of uitzendprofessional voor een brainstormmoment. Schrijf op een bord of een A4 de functienaam in het midden. En daaromheen in een mind map alles wat er in je opkomt. Vaak sta je versteld welke ideeën er dan nog komen opborrelen.
Tip! Snuffel eens online en kijk hoe de functieomschrijving er bij concurrenten uitziet. Zo heb je alvast input tijdens de brainstormsessie.
Stap 3. Maak een persona
Probeer de onderwerpen / thema’s uit de eerdere brainstormsessie verder uit te werken. Hoe ziet de potentiële kandidaat eruit? Een vacaturetekst schrijven gaat beter, wanneer je weet wie je in het achterhoofd moet houden.
Daarvoor wordt meestal een persona opgesteld. Dat is een beeld van de ideale medewerker. Denk bijvoorbeeld aan de voorkeuren van iemand, bepaalde gedragingen en favoriete bezigheden et cetera.
Stap 4. Wat is de tone of voice?
Je weet nu hoe de persona eruitziet. Wat de nodige eigenschappen en kwaliteiten zijn om de functie uit te oefenen. Dan komt de volgende vraag: hoe spreek je diegene aan? Is dat informeel of juist formeel met jargon? Begrijpen ze moeilijke taal of wil je het juist luchtig houden?
Stap 5. Waarom moet de potentiële kandidaat voor jou(w) bedrijf kiezen?
Als je weet wie je wilt aanspreken, dan is het goed om de volgende vragen te stellen. Wat heb je de potentiële kandidaat te bieden? En wat maakt jouw bedrijf anders dan anderen?
Stap 6. Met welke vragen zit de potentiële kandidaat?
Laat geen relevante vragen onbeantwoord. Geef duidelijk een salarisindicatie aan. Benoem de kansen voor een kandidaat en wellicht ook de mindere kanten. Zo laat je een oprecht beeld zien van de functie, waar je een positieve draai aan kunt geven.
Voorbeeld
Bol.com zet in lijn met hun huisstijl de voor- en nadelen in een vacatureoproep. Dit kun je zelf aan- of uitvinken. Dan krijg je het gevoel van duidelijkheid.
Bron: Bol.com
Stap 7. Welke wervingskanalen wil je inzetten?
Geschikt talent vinden blijft een uitdaging, wanneer je niet weet waar je moet zoeken. Als je kijkt naar veelgebruikte wervingskanalen, dan staat LinkedIn en het eigen netwerk bovenaan. Daarnaast zit er een verschil tussen actief werven (zoeken) en passief werven. Welke kanalen je inzet, hangt o.a. af van je doelgroep. Waar bevindt de persona zich? En wat past bij de kernwaarden van de organisatie?
Lees ook: Welke wervingskanalen zet je in?
Van vacature-inventarisatie naar de vacaturetekst
Inhoudelijk weet je nu hoe de vacature eruitziet. Welke persona daarbij hoort. En met welke vragen een potentiële kandidaat zit. Hoe en welke wervingskanalen je kunt inzetten. Wanneer het functieprofiel helder omschreven is, dan is het tijd om de vacaturetekst te tikken. Hoe je dat doet, lees je in een eerder blogartikel. In 10 stappen naar een verrassende vacaturetekst, die wél opvalt.
Veel succes!