Vier stappen voor een objectief selectieproces

2 mei 2022 5 min

Categorie: Selecteren

Niet selecteren op basis van onderbuikgevoel

Inderdaad: helaas. Felten is Senior onderzoeker en projectleider effectief discriminatie bestrijden bij Kennisplatform Inclusieve Samenleving (KIS). En haar functietitel geeft al een hint: zij waarschuwt tegen automatismen, tegen denken met de onderbuik. Want dat is wél wat ze regelmatig ziet, ook bij het selecteren van kandidaten. “Voor HR-managers is het lastig om zes kandidaten te beoordelen met systeem 2, zeker als ze slecht hebben geslapen. Dan schakelen ze al snel over op de automatische piloot.”

Oneerlijke selectie

Dat is volgens haar niet alleen oneerlijk, maar ook contraproductief. “Stel, jij komt bij mij solliciteren, en het klikt – of juist niet. In het eerste geval duurt het gesprek een uur, en zeg ik na afloop tegen mijn collega’s dat je uitstekend in het team past. Maar klikt het niet, dan sta je binnen 20 minuten weer buiten. En daar komt nog bij: met Arthur klikt het vaak beter dan met Ahmed. Arthur babbelt op dezelfde manier, lacht om dezelfde grapjes. Maar dat zegt natuurlijk niets over zijn competenties. Niet alleen is zo’n selectie dus heel oneerlijk tegenover Ahmed, maar het is ook niet handig vanuit bedrijfsperspectief. Want als jij alleen maar mensen binnenhaalt met wie het klikt, krijg je niet de juiste toevoer van talent. En o ja, discrimineren op leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur of afkomst is ook gewoon verboden.”

Stappenplan voor selectieproces

Hoe krijg je de selectie wél objectief? “Dat heeft TNO uitgebreid onderzocht”, zegt Felten. “Daar hebben ze een experiment gedaan met een aantal grote organisaties, zoals Ahold. Die hebben hun selectieproces zo ingericht dat er automatisch een beroep werd gedaan op systeem 2. Daarbij volgden ze een simpel stappenplan:

Stap 1 is het opstellen van de vacatures. Felten: “Daarbij moet je denken: welke competenties heb ik nu echt nodig? En geloof me, dat zijn er hoogstens 4 of 5. De rest van de criteria staat er vaak bij omdat ze interessant klinken.”

Dan komt stap 2: je formuleert die criteria zo concreet mogelijk. “Je kunt natuurlijk een tekst in de advertentie zetten als: ‘je bent flexibel’, maar wat bedoel je dan precies? Zeg in plaats daarvan: ‘je gaat verschillende projecten leiden, dus wij hopen dat jij daar goed tussen kunt schakelen.’ Bijkomend voordeel: dan krijg je ook reacties van verschillende doelgroepen, want als je spreekt in concreet gedrag, haal je mensen uit hun eigen stereotypen. Ga maar na: als je roept: ‘je bent een proactieve gogetter’, dan krijg je associaties met witte mannen en zullen vrouwen mogelijk eerder afhaken. Hetzelfde zie je als je voor een kinderdagverblijf een tekst opstelt als: ‘jij bent echt het verzorgende type.’ Dan denkt een man misschien: ik geloof niet dat ze op mij zitten te wachten.’”

Vervolgens kom je bij stap 3, de briefselectie. Volgens Felten is het heel belangrijk dat je hierbij methodisch te werk gaat. “Je gaat niet van de ene brief naar de andere, maar je beoordeelt per competentie. Eerst analyseer je alle brieven op competentie 1, dan op competentie 2, enzovoort. En van tevoren geef je ook antwoord op een cruciale vraag: wanneer scoort iemand goed? Wat is het allermooiste voorbeeld dat iemand hiervoor kan geven? Op basis hiervan kom je tot een score, en kun je de top zoveel uitnodigen voor een gesprek. Nog een tip: als je je het jezelf makkelijker wil maken, dek je de naam van de kandidaat gewoon af. Dan word je daar niet door afgeleid.”

Stap 4 is het gesprek, en ook hier pleit Felten voor een systematische aanpak. “Nee, je gaat niemand wat vragen over hobby’s, je beperkt je echt tot de criteria. Iedere kandidaat stel je exact dezelfde vragen, in dezelfde volgorde. Ieder gesprek duurt dus even lang, zodat je iedere kandidaat langs dezelfde meetlat legt. En na zo’n gesprek ga je niet met je collega’s evalueren: ‘Deze vond ik leuk!’ Of: ‘Die gaat het absoluut niet worden.’ Nee, je gaat door met de selectie, en aan het eind van de gespreksronde kijk je wie het hoogst heeft gescoord op basis van de criteria. En wat zie je dan vaak: dat er een kandidaat uitkomt die je op basis van de klik nooit had uitgekozen.”

Ook kandidaten enthousiast

Selecteren op basis van objectieve criteria – het kan ook helpen in een arbeidsmarkt waarin de macht ligt bij de werknemer. Een koelmonteur of een engineer kan tegenwoordig kiezen uit zo’n 30 bedrijven. Hoe kun jij die persoon overhalen om voor jou te gaan werken? Het antwoord: door het volgen van het stappenplan hierboven. Want uit datzelfde TNO-onderzoek blijkt dat niet alleen de bedrijven enthousiast waren over de systematische werkwijze, maar ook de kandidaten zelf.

‘Wij willen de beste mensen binnenhalen’

Dat valt volgens Felten goed te verklaren. “Die werkgevers gaven de kandidaten namelijk een mooie toelichting: ‘Dit proces wijkt misschien af van wat je gewend bent, maar wij willen een eerlijke selectie maken en de beste mensen binnen halen.’ Een bedrijf met de beste mensen – wie wil daar niet voor werken? Bovendien: iedereen wil worden uitgekozen op zijn of haar competenties. Stel dat je de personeelsfunctionaris tegenover je hoort zeggen: ‘Wij zoeken die competentie. Kun je twee voorbeelden geven van een situatie waarin je die hebt laten zien?’ Dan is het erg fijn als die twee voorbeelden meteen naar boven komen. Op zo’n moment zul je zelf ook het gevoel krijgen dat je goed in die functie past.”

Foto’s en video’s

Nog een laatste middel waar je als organisatie op kunt teruggrijpen: foto’s en video’s. Maar kijk daar wel mee uit. “Natuurlijk”, zegt Felten. “Met beelden kun je laten zien dat je geen compleet witte organisatie bent – maar wat als je dat wél bent? Wat je dan in ieder geval niet moet doen, is showen met je niet divers zijn.

‘Kijk, wij zijn zo blij met ons personeel’, lees je dan, en vervolgens zie je een foto met alleen maar witte mensen. Wees gewoon eerlijk: ‘wij willen diverser worden, maar we zijn er nog lang niet.’