Begin je zoektocht naar kandidaten goed met een helder functieprofiel

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker in de zoektocht naar een potentiële kandidaat. Want wat mag iemand verwachten van de functie en wat zijn de functie-eisen? Om een goed beeld te krijgen maak je daarom van tevoren een functieomschrijving. Dit is een belangrijk onderdeel voor het functieprofiel en gebruik je o.a. in de vacaturetekst. Hoe stel je dit precies op? In dit artikel leggen we jou dat in tien belangrijke stappen uit.

Herken de verschillen

Online worden de termen: functieomschrijving, -beschrijving en functieprofiel nogal eens door elkaar gebruikt. Sommigen maken wel een heldere splitsing. Daarom definiëren we het verschil als volgt:

‘’Een functieomschrijving of -beschrijving geeft in het kort weer hoe de functie eruitziet. Wat de functietitel is en welke eisen daarbij horen. De functieomschrijving is een onderdeel van het functieprofiel. In een functieprofiel benoem je dus een functieomschrijving, de functie-eisen en het (organisatie)aanbod.’’

Wat is het doel van een functieprofiel?

1. Een functieprofiel inzicht in jouw zoektocht naar de juiste kandidaat. Bij het werving- en selectieproces houd je dit als voorbeeld ernaast.
2. Je gebruikt een functieprofiel als leidraad voor je vacaturetekst. Zo wil je dat een vacature opvalt en dat diegene precies weet wat er wordt verwacht. Maar ook wat je een potentiële kandidaat te bieden hebt.
3. Een helder functieprofiel bespaart je daarnaast tijd en geld. Want je gaat met een duidelijk doel werven. Neem dus goed de tijd om een functieprofiel op te stellen. Daarin vermeld je de eisen waaraan een potentiële kandidaat moet voldoen om de functie uit te voeren.

Tien bouwstenen voor een helder functieprofiel

Wat zet je precies in een functieprofiel? En waar moet je vooral op letten? We hebben belangrijke punten voor je opgesomd.

1. Zorg voor een duidelijke functienaam

Je hebt ze vast weleens gezien: van die moeilijke en lange functienamen, waarvan het onduidelijk is wat degene doet of vraagt. Vermijd daarom vage en fancy functienamen als ‘Chapter Lead Creative Content’.

Tip! Houd het begrijpelijk. Als er geen concreet synoniem voor bestaat in het Nederlands, leg dan duidelijk uit wat dit betekent.

2. Geef een kijkje binnen de organisatie

Leg uit op welke afdeling degene aan de slag gaat en hoe de bedrijfscultuur eruitziet. Gaat het om een informele of formele werksfeer? Daarmee geef je degene alvast een kijkje achter de schermen.

3. Benoem het takenpakket voor de functie

Voor een potentiële sollicitant wil je dat een functie zo helder mogelijk wordt omschreven. Zo geef je een goed beeld van de verwachtingen en hoe een werkdag eruitziet. Welke taken horen bij de functie? Wat zijn de bevoegdheden? Daarbij visualiseer je hoe een werkdag eruitziet. Klinkt logisch, maar er zijn meerdere manieren om taken te omschrijven.

Voorbeeld
Vertel op een leuke manier hoe een werkdag eruitziet in een verhaalvorm. Bijvoorbeeld: ‘’Om 08.30 uur start jouw werkdag en pak je een kopje koffie of thee. Samen met collega’s bespreken we rond 09.00 uur kort de weekplanning. Daarna mag je jouw creativiteit inzetten voor onze klanten in de zorgsector. Als online marketeer help jij … met de vindbaarheid van de website. Maak je rapportages en bespreek je dit met de klant. Om 12.30 uur staat op maandag de lunch voor je klaar van de bakker om de hoek. De tijd vliegt voorbij en rond 13.00 uur ga je aan de slag met een campagne voor social media. Vervolgens bespreek je met jouw collega [naam] van de marketingafdeling het vervolg af van de campagne.’’

Benoem de waarde
Welke impact maak je met de functie? Daarmee geef je een krachtig beeld van de waarde die iemand meebrengt binnen de organisatie.

Storytelling en verhalen uit de praktijk
Of laat medewerkers met storytelling zelf vertellen wat de functie betekent. Eerder schreven we een artikel over de rol van medewerkers bij werven en het belang van storytelling.

Lees ook: Medewerkers aan het woord: het belang van storytelling

Hoe het niet moet…
Woorden gebruiken die als ‘jeukwoorden’ en clichés worden gezien in vacatureteksten. Vermijd dus woorden als: 9-tot-5-mentaliteit, spin in het web, proactief of duizendpoot. Wat wil je écht vertellen en wat is belangrijk? Bedenk goed wat je met een bepaald woord wilt vertellen.

Tip! Laat een functieomschrijving ook eens lezen door een collega van een andere afdeling. Is de inhoud begrijpelijk, enthousiast en pakkend genoeg? Dan weet je dat de omschrijving aansluit bij de functie.

4. Vermeld het soort dienstverband

Hoe ziet de dienstverband eruit? Vermeld daarbij het minimum beschikbaar aantal uren en/of het om een tijdelijk of vast dienstverband gaat.

5. Eisen voor de functie in kwaliteiten en vaardigheden

Welke kwaliteiten heeft iemand nodig? Wat zijn belangrijke competenties voor de functie?

Let daarbij op het woordgebruik, vanwege de Wet voor gelijke behandeling. Je mag niemand (onbewust) uitsluiten of discrimineren in jouw oproep. Dus geen (in)directe discriminatie op basis van o.a. leeftijd, geslacht, nationaliteit of ras.

Lees ook: Opstellen van een niet-discriminerende, inclusieve vacaturetekst: waarop moet je letten?

6. Aanvangsniveau voor de functie

Welk aanvangsniveau is nodig om de functie uit te voeren? Geef aan wat het minimale werk- en denkniveau is.

7. Nodige werkervaring

Welke verantwoordelijkheden horen bij de functie? En is daar werkervaring voor nodig?

Geef dan aan wat de minimale ervaring is of dat er geen ervaring is vereist. Je mag niet specifiek om studenten, scholieren of starters vragen in een functie. Daarmee sluit je andere leeftijdsgroepen uit.

8. Noem relevante secundaire arbeidsvoorwaarden

Oké, genoeg over wat je zoekt in een potentiële kandidaat. Wat heb je kandidaten te bieden? Hoe zit het met vakantiedagen en de (flexibele) werktijden? Denk ook aan secundaire arbeidsvoorwaarden als een auto van de zaak of juist ontwikkelmogelijkheden om door te groeien in de functie.

9. Visualiseer de voordelen

Waarom moet een potentiële kandidaat voor jou(w organisatie) kiezen?  In een krappe arbeidsmarkt staan er veel vacatures open. Daarom wil je opvallen tijdens het werven. Door de voordelen specifiek te benoemen, krijgt de lezer daar een beeld van. Zo klinkt het voordeel ‘wekelijks verse broodjes van de bakker om de hoek’ veel aantrekkelijker dan ‘de lunch wordt verzorgd’.

10. Benoem een salarisindicatie

Geef ook een salarisindicatie voor de functie. Salaris is meestal afhankelijk van het dienstverband en het aantal jaar aan werkervaring. Daarom is het verstandig om een richtlijn aan te geven voor het salaris.

Aan de slag met werven

Met een helder functieprofiel maak je meer indruk en voorkom je vaagheden. Daarnaast sluit je niemand uit in de vacaturetekst. Wil je graag hulp bij het tikken van verrassende vacatureteksten? Tijdens de opleiding wervend vacatureteksten schrijven leer je hoe je makkelijker vacatureteksten schrijft voor die potentiële match.