Vacatures vervullen? Je leert het stap voor stap

Moeite met het vervullen van een vacature? Of krijg je deze taak ineens op je bord? 

Met de opleiding Werving en Selectie voor de niet-recruiter leer je hoe je een leuke en competente nieuwe collega gaat werven!

Opleiding

Werving en Selectie voor de niet-recruiter

Natuurlijk heb je wel eens van Indeed gehoord en weet je dat je via LinkedIn mensen kunt benaderen. Je weet wat een cv is. En dat het UWV je (soms) kan bijstaan bij het vervullen van een vacature. Toch heb je grote moeite om geschikte medewerkers te vinden, om vacatures te vervullen. Of je weet misschien helemaal niet eens waar(mee) je moet beginnen. Je bent overigens niet alleen, kleine bedrijven hebben veel moeite met het vervullen van vacatures. Hoe werkt dat, het werven en selecteren van nieuwe medewerkers?

Je krijgt die extra taak, het werven van nieuwe medewerkers zomaar in je schoenen geschoven. “Regel het maar”, krijg je te horen. Tja, dan kun je wel wat ondersteuning gebruiken. Daarbij gaan wij je helpen. Niet door allerlei fancy Engelstalige termen te gebruiken (employer branding, evp, candidate experience. Anyone?), maar door nuchter te kijken naar welke stappen je moet zetten om tot resultaat te komen.

Inhoud

Opleidingsprogramma

Wij hebben een programma neergezet dat begint bij het begin, en met als einddoel het aannemen van een leuke en competente collega. Laten we er eens stap voor stap doorheen lopen.

Stap 1 - Inventariseren

Er is of ontstaat een vacature en jij krijgt de opdracht om een nieuwe medewerker te vinden. Dan moet je eerst weten aan welke voorwaarden die nieuwe medewerker moet voldoen. 

Welke kennis en vaardigheden moet deze toekomstige collega hebben? Betekent dat dat deze persoon een bepaalde opleiding moet hebben gevolgd? Welke werkzaamheden gaat deze medewerker vervullen? Hoeveel werkervaring moet je daarvoor hebben? Hoe zien de toekomstige werkplek en werkomgeving eruit? Met wie wordt samengewerkt? Enzovoort. Dit moet je dus eerst goed in kaart brengen.

Stap 2 - Vacature opstellen

Nu moet je aan ‘de buitenwereld’ laten weten dat je op zoek bent naar een nieuwe medewerker. Je stelt een vacaturetekst op. Je moet immers duidelijk maken dat je op zoek bent naar iemand en waaraan diegene moet voldoen.

Maar bovenal moet je duidelijk maken wat je als werkgever allemaal te bieden hebt. Hoe leuk het werk, de sfeer en de collega’s zijn. Welke bijzondere activiteiten er allemaal georganiseerd worden, dat er heel veel aandacht is voor de ontwikkeling van medewerkers. Dat is voor iedere organisatie anders. Maar het zorgt er wel voor dat je je kunt onderscheiden van andere werkgevers.

Stap 3 - Vacature verspreiden

Je hebt nu een goede vacaturetekst. Nu moet deze nog onder de aandacht gebracht worden bij de juiste doelgroep. Welke kanalen en middelen kun je allemaal inzetten om ervoor te zorgen dat die gedroomde kandidaat ook gaat solliciteren?

Dat kan Indeed zijn, maar wellicht kan het ook via het lokale huis-aan-huis-blad. Via een collega, Facebook, een uitzendbureau of een gespecialiseerde vacaturebank (er zijn er tientallen in Nederland, zoals bijvoorbeeld bouwvacatures.nl, nursing.nl en gemeentebanen.nl). Of wellicht kun je zelf een cv-database doorspitten. Zolang daar maar de mensen zitten die jij graag aan tafel wilt krijgen.

Stap 4 - Reacties verwerken

Als het goed is krijg je nu reacties van sollicitanten. Ze sturen bijvoorbeeld een cv (als je daarom vraagt). Waarop moet je letten bij het beoordelen van dat cv? Op basis waarvan besluit je iemand uit te nodigen voor een gesprek? Welke aanknopingspunten over het toekomstig functioneren van deze medewerker kun je al uit het cv halen?

Als je op basis van het cv en/of de motivatiebrief geen reden ziet om iemand uit te nodigen voor een (eerste) gesprek, dan zul je die persoon moeten afwijzen. Dat op een goede manier doen is nog een hele kunst. Je wil een sollicitant namelijk bedanken voor de moeite die hij of zij heeft genomen om te solliciteren. Bovendien kan iemand de volgende keer (voor een andere functie) wel de juiste sollicitant zijn of heeft deze nog vrienden of familie die geschikt zijn. Zorgvuldig iemand afwijzen is dus een kunst.

Stap 5 - Selectiegesprek voeren

Uit de reacties die je hebt gekregen heb je een selectie gemaakt van kandidaten die mogelijk passen op de vacature. Deze mensen nodig je uit voor een gesprek. Maar hoe voer je nu een goed gesprek? Hoe kom je erachter of iemand goed past op de functie die jij beschikbaar hebt? Hoe zorg je ervoor dat je verschillende sollicitanten goed met elkaar kunt vergelijken? Dat je op basis van objectieve criteria selecteert?

Wellicht voer je zelf het gesprek niet, maar dan wil je dat diegene die het gesprek wel voert, goed voorbereid is. Bepaal ook vantevoren wat je over de eigen organisatie gaat vertellen. Zorg dat je voorbereid bent op (eventuele) vragen van de sollicitant. Leg ook altijd uit hoe het vervolgtraject eruit ziet. Eventueel kunnen vervolggesprekken gevoerd worden.

Stap 6 - Selectie en afspraken maken

Op basis van de sollicitatiegesprekken selecteer je de meest geschikte sollicitant. Daarom is het zo belangrijk dat je de antwoorden van de verschillende sollicitanten goed met elkaar kunt vergelijken en dat je echt hebt doorgevraagd op specifieke punten uit het cv. Deze sollicitant benader je. Uiteraard toets je eerst of de sollicitant zelf nog enthousiast is en bij jou wil komen werken.

Na het vertellen van het heugelijke nieuws is het tijd om praktische afspraken te maken. Deze kunnen al tijdens het sollicitatiegesprek aan de orde zij gekomen, maar het is goed om deze dan nog eens te bevestigen. Hoeveel uur per week gaat iemand werken, tegen welk salaris? Welke andere arbeidsvoorwaarden zijn er? Wanneer kan iemand starten? Zijn jullie eruit, dan is het tijd om de overige sollicitanten, met motivatie, af te wijzen.

Volg die opleiding en vervul je vacatures!

Het klinkt allemaal heel logisch. Stiekem komt er echter heel veel kijken bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Zeker als je daar helemaal nog geen ervaring mee hebt en al helemaal in de huidige, krappe arbeidsmarkt.

De Academy for Recruitment helpt je op weg en leert jou werven en selecteren!